Sulje

Ajankohtaista

14.05.2014
Ostolaskujen kierrätysjärjestelmäprojekti etenee

Ostolaskujen kierrätysjärjestelmäprojekti etenee

Certia ja järjestelmätoimittaja Bilot Oy työskentelevät parhaillaan ostolaskujen muiden sähköisten dokumenttien kierrätysjärjestelmäprojektin parissa. Projekti aloitettiin vuoden 2014 alussa ja tavoiteaikataulun mukaan uusi järjestelmä on yliopistojen käytettävissä vuodenvaihteessa 2014, tarkempi aikataulu tarkentuu myöhemmin.

Projektin laajuus

Käyttöönottoprojektin myötä otetaan käyttöön ostolaskujen kierrätysjärjestelmä osaksi SAP-järjestelmää. Uusi järjestelmä korvaa tällä hetkellä käytössä olevan Rondo-järjestelmän. Järjestelmässä kierrätetään ostolaskujen lisäksi myös muita sähköisiä dokumentteja, kuten muistioita, palkkahallinnon asiakirjoja, palkkiolaskelmia ja maksuliikenteen asiakirjoja. Myös näiden dokumenttien kierrätysprosessi on osa käyttöönottoprojektia. Projektin aikana varmistetaan myös yhteys Open Text –arkistointiprojektin kanssa.

Optiona toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa on tilauksellisten ostolaskujen (SAP MM) käyttöönotto sekä mobiilikäyttö asiatarkastajille ja hyväksyjille. Mobiilikäyttöä voidaan myöhemmin laajentaa koskemaan esimerkiksi matkalaskujen tarkastamista ja hyväksymistä. Optioiden mahdollisesta käyttöönotosta sovitaan erikseen.

Projektiaikataulu

Ostolaskujen kierrätysjärjestelmän käyttöönottoprojekti aloitettiin helmikuussa 2014. Huhtikuun alussa pidettiin projektin kick off –tilaisuus, johon osallistuivat yliopistojen ja Certian edustajat. Tällä hetkellä Certia ja Bilot työskentelevät järjestelmän määrittelytyön parissa. Määrittelyt saadaan valmiiksi toukokuun aikana, minkä jälkeen siirrytään toteutusvaiheeseen.

Käyttöliittymän osalta toteutus on jo aloitettu ja se etenee yhdessä yksikkötestauksen kanssa.

Testaus- ja koulutussuunnitelmat valmistuvat vielä ennen kesälomia.

Yliopistojen osuus projektissa

Yliopistoille järjestetään katselmoinnit projektin etenemisestä toukokuussa (vko 22) ja marraskuussa (vko 44-45). Certia vastaa yliopistojen yhteyshenkilöiden koulutuksesta, joka tapahtuu marraskuussa. Koulutuksen jälkeen yliopistot saavat halutessaan testata järjestelmää. Yliopistot kouluttavat itse omat loppukäyttäjänsä.

Projektin alkaessa yliopisto on nimennyt järjestelmäprojektiin yhteyshenkilön, jolle informoidaan tarkemmin projektin etenemisestä.

Projektin tavoitteet

Uudella ostolaskujen kierrätysjärjestelmäratkaisulla Certia tarjoaa asiatarkastajille ja hyväksyjille käyttäjäystävällisen ja toimintavarman järjestelmän ja käyttöliittymän. Toimintavarmuus varmistetaan suorituskykytestauksella ennen käyttöönottoa. Myös kustannuksia saadaan säästettyä, kun yhden järjestelmän rajapinnat poistuvat. Lisäksi projektin myötä saadaan ostolaskuprosessi suoraviivaisemmaksi ja automaattisemmaksi käyttäen laskujen automaattista käsittelyä ja nopeampaa hyväksymiskiertoa.

Tilaa uutiskirje

Ajankohtaiset asiat talous- ja henkilöstöhallinnossa sekä Certian viimeisimät kuulumiset

Tilaa uutiskirje

Ota yhteyttä

Palvelupyynnöt Certialle tehdään Service Desk–
järjestelmän kautta osoitteessa:
https://portti.certia.fi

Vaasa: Silmukkatie 4, 65100 Vaasa
Joensuu: Länsikatu 15, 80110 Joensuu
Vantaa: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa
    
info@certia.fi