Sulje

Parempaa asiakaspalvelua akateemisen työn tueksi

VAASAN YLIOPISTON JA CERTIAN YHTEISELLÄ KEHITYSPROJEKTILLA TAVOITELLAAN PAREMPAA ASIAKASPALVELUA AKATEEMISEN TYÖN TUEKSI

Hallinnon prosessien sujuvoittaminen, resurssien vapauttaminen ydintoiminnan käyttöön ja työn tehostaminen olivat Vaasan yliopiston tavoitteena, kun talousjohtaja Marko Ylimäki otti yhteyttä Certian toimitusjohtaja Ulla Laaloon yhteisen kehitysprojektin tiimoilta. Lähtölaukaus kehitysprojektille oli syntynyt jo aiemmin, kun yliopistossa tehtiin palveluorganisaation uudistusta niin sanotun PP-hankkeen (prosesseista palveluihin) hankkeen muodossa. Tuolloin jo tunnistettiin useita kehittämisalueita, mitä on nyt vuoden 2017 alusta alkaen lähdetty systemaattisesti viemään käytäntöön, sanoo Ylimäki. Haluamme kehittää palveluitamme enemmän lisäarvon tuottamiseen. Tutkijan pitää saada tutkia ja hallinnon rutiinien on hoiduttava yliopistopalveluiden toimesta. Prosesseista palveluihin hankkeessa kysyimme palveluiden käyttäjiltä kuinka toimintaamme on kehitettävä. Tällä polulla nyt kuljetaan – pyritään saamaan hallinnon aika enemmän asiakkaidemme käyttöön.

Merkittäviin muutoksiin ja uudistuksiin hallintoprosesseissa tähtäävä kehitysprojekti toteutettiin hyvässä yhteistyössä ja hienoin tuloksin vuoden 2017 alussa.

Certian toimitusjohtaja Ulla Laalo kehuu Vaasan yliopistoa rohkeasta lähestymisestä ja asenteesta kehitysprojektissa: ”On hienoa, että Vaasan yliopistolla on rohkeutta ja uskallusta ajatella asioita uudella tavalla sekä kyseenalaistaa vanhoja käytäntöjä ja prosesseja. Juuri yliopistojen, missä on paljon osaamista ja ollaan monella saralla eturintamassa, tulisi myös olla tiennäyttäjänä hallinnon prosessien kehittämisessä sekä uusien modernien työkalujen käyttöönottajana.”

Parhaat toimintatavat Vaasan yliopiston palveluihin
Kehitysprojektissa lähdettiin liikkeelle parhaiden toimintatapojen hyödyntämisestä yliopistojen palveluiden kehittämisessä. Certialla on kokemus useiden asiakasyliopistojen työprosesseista ja näistä kerätty kokemus tuotiin nyt sujuvoittamaan Vaasan yliopiston työskentelytapoja. Lisäksi hyödynnettiin toimialan yleisiä hyväksi havaittuja käytäntöjä, joilla saadaan automatisoitua osa työstä.

Vaasan yliopistosta projektissa mukana olivat talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoita ja Certian puolelta asiantuntijoina projektissa toimivat kehitys- ja hankintajohtaja Pirkko Kero-Kangasluoma, palvelujohtaja Merja Poutanen, palvelupäällikkö Petteri Hiltunen (taloushallinto) ja tuotepäällikkö Johanna Rinne (henkilöstöhallinto). Kehitettäviä kohtia löytyi projektissa useita. Certian asiantuntijoiden kokemus prosessien kehittämisestä yhdistettynä yliopiston asiantuntijoiden substanssiosaamiseen varmisti projektin tavoitteen mukaisen lopputuloksen. Muutosten ansiosta Vaasan yliopiston hallinnon prosessit ovat nyt toimialan kärkiluokkaa!

Kehittämisen kohteena sekä talous- että henkilöstöhallinto
Kehitysprojektissa käytiin läpi kaikki talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, jotta lopputulos saatiin kattamaan kaikki mahdolliset kehityskohteet. Lopputuloksena kehittämistoimenpiteitä toteutettiin sekä talous- että henkilöstöhallinnon prosesseihin.

Taloushallinnon kehityskohteet:

  • Ostotoiminto: Tilaamisen keskittäminen tilaajaorganisaation avulla, laskujen tiliöimisen tehostaminen ja automaattitilöinnin käyttöönotto, ostolaskujen tiliöintitason, laskujen asiatarkastuksen ja hyväksynnän sääntöjen selkeyttäminen)
  • Kirjanpito: Sijoitusten kirjanpidon siirto Certiaan, lomapalkkavelkakirjausten yksinkertaistaminen, käyttöomaisuus- ja irtaimistorekisterin käytäntöjen selkeyttäminen
  • Matkahallinto: Matkapyyntö- ja luottokorttikäytäntöjen selkeyttäminen ja yksinkertaistaminen, matkalaskuprosessin suoraviivaistus

Henkilöstöhallinnon kehityskohteet:

  • Certian ja yliopiston työnjaon suoraviivaistus (loppukäyttäjien yhteydenpito suoraan Certiaan ja Certian yhteydenpito suoraan loppukäyttäjiin tietyissä asioissa)
  • Määräaikaisten työsuhteiden käsittelyyn liittyvän hallinnon kehittäminen sekä lomarahan maksukäytänteiden järkeistäminen
  • Palkkioiden käsittelyyn liittyvän työn kehittäminen (järjestelmän hyödyntäminen paremmin)
  • Palkanmaksussa ja hr-tietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän uusiminen

Tehdyillä toimenpiteillä on selkeä ja suuri vaikutus hallinnon sujuvuuteen ja resurssien vapauttamiseen. Konk-reettisena esimerkkinä voidaan mainita tilaamisen keskittäminen. Tilaajaorganisaation avulla keskitetään tilausten tekeminen, jolloin asiatarkastajien määrä vähenee, osaamisen ylläpito helpottuu ja laskujen kierto nopeutuu. Samalla saadaan vähennettyä toimittajien määrää ja hyödynnettyä suurempien tilausmäärien mahdollistama hintaetu. Tilaajaorganisaation avulla saadaan lisäksi laskuille tarkemmat perustiedot, mikä nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä entisestään. Näin saadaan vapautettua hallinnon työaikaa enemmän lisäarvoa tuottaviin työtehtäviin.

Projektin onnistumisen taustalla vahva ylimmän johdon tuki
Certian toimitusjohtaja Ulla Laalo ja yliopiston talousjohtaja Marko Ylimäki ovat tyytyväisiä projektin lopputulokseen: ”Projektin tavoite oli rikkoa hallitusti ja rakentavasti vanhoja käytänteitä ja byrokratiaa sekä ottaa aidosti käyttöön nykyteknologian luomat automaation ja tehostamisen mahdollisuudet. Tavoite saavutettiin ja sen varmisti vahva ylimmän johdon tuki. Vaasan yliopiston rehtorista lähtien henkilökunta oli valmis uudistamaan toimintaa ohjaavia sääntöjä. Myös avoin keskustelu ja faktojen hyödyntäminen olivat avainasemassa projektissa.”

Tilaa uutiskirje

Ajankohtaiset asiat talous- ja henkilöstöhallinnossa sekä Certian viimeisimät kuulumiset

Tilaa uutiskirje

Ota yhteyttä

Palvelupyynnöt Certialle tehdään Service Desk–
järjestelmän kautta osoitteessa:
https://portti.certia.fi

Vaasa: Silmukkatie 4, 65100 Vaasa
Joensuu: Länsikatu 15, 80110 Joensuu
Vantaa: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa
    
info@certia.fi