Sulje

Kustannustehokkuutta, helppoa asiointia ja ketteriä käyttöönottoprojekteja

Ja ehdottomana vaatimuksena korkeakouluille suunniteltu ratkaisu. Näiden vaatimusten mukaan Certiassa lähdettiin toteuttamaan uutta palkanlaskentajärjestelmää asiakkaille.

Kuten kaikki Certiassa toteutettavat kehittämisprojektit, myös uuden palkanlaskentajärjestelmän käyttöönottoprojekti sai alkunsa asiakkaan tarpeesta. Vanhan palkanlaskentajärjestelmän lähestyessä elinkaarensa loppua haluttiin uudelta järjestelmältä nopeaa muokattavuutta, kustannustehokkuutta ja loppukäyttäjälle helppoa asiointia palveluportaalin kautta. Tähän tarpeeseen on nyt vastattu, Certian toteuttama palkanlaskentajärjestelmä Mepco otettiin käyttöön ensimmäiselle asiakasyliopistolle.

Korkeakouluille toteutettu ratkaisu
Yksi palkanlaskentajärjestelmän perusvaatimuksista oli tuoda henkilöstö- ja palkanlaskentaprosesseihin sujuvuutta ja yhtenäistää toimintatapoja korkeakoulujen toimiala huomioon ottaen. Tuotteeksi valikoitui suomalaisen yrityksen ratkaisu, joka rakennettiin toimimaan yliopistojen käytössä olevien neljän työehtosopimuksen mukaan. Järjestelmäkehitys ei lopu käyttöönottoprojektiin, sillä Certialla ja kumppanina projektissa toimivalla Mepcolla on suuri halu kehittää järjestelmää eteenpäin ja tukea näin yliopistojen toimintaa.

Kustannustehokkuutta palvelutuotannossa ja asiakkaalla
Toteutettu palkanlaskentajärjestelmä tuo kustannustehokkuutta sekä Certian palvelutuotantoon että asiakkaalle. Pitkälle automatisoitu järjestelmä mahdollistaa prosessien kehittämisen ja palveluportaali tukee kehittynyttä järjestelmää.

Certian järjestelmäasiantuntijuus asiakkaan käytössä
Uuden palkanlaskentajärjestelmän osalta Certia toimii järjestelmäasiantuntijana, mikä mahdollistaa nopeat päivitykset järjestelmään. Certian toteuttamat palkanlaskentajärjestelmän ylläpito- ja järjestelmäpalvelut ovat asiakkaille helppo ja vaivaton valinta.

Käyttäjäystävällisyys keskiössä
Palveluportaalista löytyvät jokaisen loppukäyttäjän omat työsuhdetiedot, sähköiset palkkalaskelmat ja lomatiedot. Loppukäyttäjä pääsee itse katsomaan palveluportaalista työsuhdetietojaan ja ilmoittamaan lomiaan helposti ja joustavasti. Esimiehet hyväksyvät saman palveluportaalin kautta omien alaistensa lomat ja näkevät alaistensa työsuhdetiedot. Palveluportaalin käyttö on tehty loppukäyttäjille mahdollisimman helpoksi.

Ketterästi käyttöönotettava ratkaisu
Korkeakouluille räätälöity palkanlaskentajärjestelmä saadaan asiakkaan käyttöön muutaman kuukauden käyttöönottoprojektin jälkeen. Certia-johtoiset ketterät käyttöönotot säästävät asiakkaiden asiantuntijoiden työmäärää ja –aikaa. Ensimmäinen käyttöönotto on tehty ja nyt lisätään vauhtia: vuoden 2017 aikana käyttöönottoja on luvassa useampia!

ASIAKKAAN NÄKÖKULMA: MEPCO PALKANLASKENTA

Jyväskylän yliopiston puolella yhteyshenkilönä uuden palkanlaskentajärjestelmän käyttöönotossa oli projektipäällikkö Pasi Anttonen. Erilaiset järjestelmäprojektit Certian kanssa ovat Anttoselle tuttuja, hän on ollut aiemmin mukana rakentamassa yliopistojen SAP HR –järjestelmää. Tällä kertaa rooli oli kuitenkin erilainen, kun projektissa suurimman osan työstä hoiti Certia ja Mepco, asiakkaille pidettiin katselmointeja ja seurattiin projektin etenemistä tiiviissä yhteistyössä.
”Aika paljon me sisäisesti keskusteltiin siitä, että jos halutaan lähteä tähän projektiin, täytyy antaa Certian hoitaa se. Me ei voida olla kaikessa mukana, eihän me edes olla enää palkanlaskentaorganisaatio. Meillä oli omassa organisaatiossa tiedossa suuria muutoksia, jotka työllistivät meitä, joten ei olisi mitenkään pystytty tekemään projektia, jossa oltaisiin kovasti mukana. Toki vähän oli semmoisia ajatuksia, että mitenhän tämä nyt sujuu, kun ei itse tehdä. Mutta lähdettiin kuitenkin siitä ajatuksesta, että luotetaan Certiaan ja siihen, että asiat tapahtuvat. Ja tapahtuihan ne.”

Palkanlaskentajärjestelmän uusiminen ei ole mikään helppo projekti. Onnistuminen on ensiarvoisen tärkeää, kun kyseessä on palkanmaksu. Vaikka vanhan järjestelmän osalta oli huomattu tarve uudistaa, on uuden järjestelmän käyttöönottoprojektiin lähteminen aina suuri askel.
”Vanhan palkanlaskentajärjestelmän osalta oli jo sellaisia ajatuksia, että sitä olisi aika uudistaa. Mutta toisaalta se on niin tuttu ja turvallinen. Ihmiset ovat tottuneet tekemään asioita tietyllä tavalla ja tietyillä järjestelmillä. Tunnelmat ennen projektia olivat aika kaksijakoiset, toisaalta odottavat, mutta toisaalta melko jännittyneet.”

Vaikka uusi toimintatapa projektissa vaati vähän ajatustyötä, on Anttonen tyytyväinen sekä Certian ja Mepcon työhön että yhteydenpitoon projektin aikana.
”No kyllähän se projekti hyvin sitten meni. Certian projektissa mukana olleet henkilöt tekivät tosi hyvää työtä. Saatiin hyvin vastakaikua niille asioille, mitä haluttiinkin ja vielä tosi nopeasti. Myös Mepcon kanssa toimi yhteistyö hienosti, korjausta vaativat asiat saatiin sukkelasti hoidettua. Hyvää oli myös se, että selkeästi sanottiin, jos jotain ei pystynyt toteuttamaan. Ei tarvinnut elää epätietoisuudessa. Yhteistyö toimi hyvin ja oltiin aika paljonkin yhteydessä projektin aikana. Totta kai jotain parannettavaakin projektissa oli ja varmasti joistain asioista opittiin projektin edetessä, mutta kokonaisuudessaan projekti oli oikein positiivinen kokemus.”

Anttosen mukaan myös yliopiston loppukäyttäjät ovat olleet tyytyväisiä uusiin portaalitoiminnallisuuksiin, lomien tallentamiseen ja palkkalaskelmien katsomiseen.
”Se portaali on kyllä tosi yksinkertainen ja helppokäyttöinen, ei se enää helpompi voisi olla. Siitä on tullut lähes pelkästään hyvää palautetta, muutamaan yksityiskohtaan on tullut kehitysehdotuksia. Ja nekin asiat on saatu jo Mepcon kehityslistalle.”

Kuten Anttonen sanoo, täydellistä järjestelmää ei saada ikinä valmiiksi. Niin kuin kaikissa projekteissa, myös tässä jäi vielä muutama asia kehityslistalle.
”Raportointi vaatii meillä vielä jatkokehitystä. Täytyy muistaa, että eihän tämä ole raportointijärjestelmä, vaan palkanlaskentajärjestelmä. Tiettyjä asioita saa Mepcosta raportoitua hyvin, mutta vaativampien raporttien osalta tarvitaan raportointijärjestelmä. Mutta vaikka olisi vaihdettu mihin tahansa järjestelmään, olisi tarve ollut sama. Tietenkin jatkokehitykseen jää aina jotain asioita ja niin se pitää ollakin. Ei kaikkea voi kerralla tehdä, silloin järjestelmä ei valmistu ikinä.”

Tilaa uutiskirje

Ajankohtaiset asiat talous- ja henkilöstöhallinnossa sekä Certian viimeisimät kuulumiset

Tilaa uutiskirje

Ota yhteyttä

Palvelupyynnöt Certialle tehdään Service Desk–
järjestelmän kautta osoitteessa:
https://portti.certia.fi

Vaasa: Silmukkatie 4, 65100 Vaasa
Joensuu: Länsikatu 15, 80110 Joensuu
Vantaa: Teknobulevardi 3-5, 01530 Vantaa
    
info@certia.fi