Ostolaskujen kierrättäminen on taloushallinnon perustoiminnallisuuksia. Tutkimuksen ja opetuksen ollessa yliopistojen ydintoimintaa tulee hallinnon olla sujuvaa, unohtamatta kuitenkaan hyväksynnän ja valvonnan tärkeyttä. Näistä lähtökohdista aloitettiin ostolaskujen kierrätysjärjestelmän uudistamisprojekti.
Tavoitteena käyttäjätyytyväisyys ja suoraviivaistaminen
Projektin toimittajaksi valittiin Bilot Oy ja ratkaisuksi osana SAP-järjestelmää toimiva Smart Invoice. Samalla tehtiin päätös vanhan arkiston korvaamisesta Open Text –arkistolla. Käyttöönottoprojekti aloitettiin helmikuussa 2014 ja sen tavoitteena oli saada ostolaskuprosessi suoraviivaisemmaksi ja automaattisemmaksi käyttäen laskujen automaattista käsittelyä ja nopeampaa hyväksymiskiertoa. Uuden ratkaisun avulla Certia halusi myös kasvattaa käyttäjätyytyväisyyttä harmonisoidulla ja yksinkertaistetulla prosessilla ja käyttöliittymällä.
Certia vastasi projektista
Käyttöönottoprojekti nimettiin Martti-projektiksi ja myös lopullinen ratkaisu sai nimen Martti. Certia hoiti projektin etenemisen ja siihen tarvittavat tehtävät yhdessä toimittajan kanssa. Asiakkaille järjestettiin projektin eri vaiheissa katselmointeja, joissa kerrottiin etenemisestä ja esiteltiin tehtyjä ratkaisuja. Lisäksi asiakkailla oli mahdollisuus järjestelmän demokäyttöön ennen varsinaista käyttöönottoa. Certia myös koulutti asiakkaiden yhteyshenkilöt järjestelmän käyttöön.
Käyttöönotto 11 kuukautta projektin alkamisesta
Tammikuussa 2015 tehtiin Martti-järjestelmän käyttöönotto. Ensimmäisessä vaiheessa otettiin käyttöön ostolaskut ja muistiot, kevään mittaan järjestelmään on siirretty myös muita dokumentteja kuten palkanlaskennan asiakirjoja. Käyttöönoton ajan Certia tarjosi asiakkaille tehostetun käyttöönottotuen, minkä avulla pystyttiin varmistamaan mahdollisimman helppo käyttöönotto asiakkaille.
Lopputulos: onnistunut ratkaisu
Martti on osoittautunut onnistuneeksi ratkaisuksi ja vastaanotto on ollut myönteinen. Certia kiittää asiakkaita positiivisesta palautteesta, jota olemme saaneet tiedekunnista saakka. Tästä on hyvä jatkaa hanketta eteenpäin seuraavaan vaiheeseen, missä osa Martin toiminnallisuuksista tehdään mobiiliksi!
Oulun yliopiston taloussuunnittelija Tuomas Kinnunen on seurannut lähietäisyydeltä Martin käyttöönottoa osallistumalla katselmointeihin, kouluttamalla yliopiston henkilökuntaa ja tekemällä kehittämisehdotuksia järjestelmän toimintaan.
Käyttöönottoprojektin sujuvuuden osalta ei Kinnusella moitittavaa ole:
”Kyllä se meidän mielestä sujui hyvin, ei ollut ongelmia. Tietenkin pientä viilaamista vielä on, mutta hyvin on päästy liikkeelle.”
Suurimmat odotukset uuden järjestelmän suhteen liittyivät käytettävyyteen:
”Aiemmasta järjestelmästä jäi käyttäjille useita negatiivisia käyttökokemuksia, joten aika paljon odotuksia ladattiin käyttäjäystävällisyyteen ja Martin viiveettömään toimintaan.”
Nämä odotukset on saatu täytettyä ja uusi ratkaisu saakin positiivista palautetta sekä Kinnuselta että yliopiston loppukäyttäjiltä:
”Ratkaisu on aiempaa selkeämpi ja tiedon hakeminen on helpompaa. Hyväksyjiltä, joka on kriittisin käyttäjäkunta, on tullut positiivista palautetta. He katsovat, että heidän ydintoimintojaan ei ole laskujen hyväksyminen eivätkä halua käyttää siihen kohtuuttomasti aikaa. Tähän on hyvin päästykin.”
Ihan valmiita ei vielä olla, vaan Kinnusella on myös kehityskohteita uuden ratkaisun suhteen:
”Taloushallinnon asiantuntijoiden osalta on sellaisia asioita, joita ei ihan vielä ole saatu ratkaistua. Mutta kyllä näitä varmasti pikkuhiljaa saadaan eteenpäin ja näin helpotetaan heidänkin työtään. Toivomme myös, että mobiilitoiminnallisuudet saadaan pian käyttöön, se olisi yksi hyvä lisä.”
Palvelupyynnöt Certialle tehdään Service Desk -järjestelmän kautta osoitteessa:
https://portti.certia.fi
Vaasa: Silmukkatie 4, 65100 Vaasa
Joensuu: Rantakatu 23, 80100 Joensuu
info@certia.fi
Laskutusosoite
OVT-tunnus: 003723274223
Verkkolaskuoperaattori: CGI
Välittäjätunnus: 003703575029
Ajankohtaiset asiat talous- ja palkkapalveluissa sekä Certian viimeisimmät kuulumiset.