Oulun yliopisto ja Certia aloittivat keväällä 2016 yhteisen kehittämisprojektin ostolaskuprosessin tehostamiseksi. Lähtökohtana oli koko prosessin tehostaminen tilauksesta lähtien ja tavoitteena vähentää hallinnolliseen työhön kuluvaa aikaa tuntuvasti automatisoinnin avulla. ”Olemme yliopistolla miettineet keinoja, joilla voidaan tehostaa talouspalveluiden työtä. Ostolaskuprosessissa kuluu hirvittävästi aikaa puutteellisten ostolaskujen selvitystyöhön, joten tätä prosessia lähdettiin kehittämään”, kertoo Oulun yliopiston talousjohtaja Pirjo Kytösalmi. ”Halusimme muuttaa prosessia niin, että selvittelyyn ei mene koko päivää, vaan talouspalvelut pystyvät keskittymään lisäarvoa tuottavaan työhön eli tiliöintiin ja laskun reitittämiseen oikealle asiatarkastajalle ja hyväksyjälle.”
Ensimmäinen vaihe – nykytilan kartoitus ja toimenpidesuunnitelma
Projekti aloitettiin kartoittamalla yhdessä Oulun yliopiston ostolaskuprosessin nykytilanne. Jotta laskujen käsittelyä voidaan automatisoida, täytyy ensimmäisenä saada ostolaskujen perustiedot kuntoon. ”Ostolaskujen kierrätysjärjestelmä Martissa on loistavat mahdollisuudet laskujen käsittelyn automatisointiin, mutta edellytyksenä on laskujen perustietojen riittävä taso ja oikeellisuus”, kertoo Certian palvelupäällikkö Petteri Hiltunen. Mikäli perustiedot laskulla eivät ole kunnossa, vaatii laskun käsittely ensin manuaalityötä Certialla, jotta saadaan lasku reititettyä yliopistolle oikein. Tämän jälkeen lasku saattaa vaatia manuaalityötä vielä yliopistolla, jotta laskun tiliöinti on oikein. ”Tavoitteena yliopistolla on kolmen pisteen prosessi: lasku tulee tiliöitäväksi, sitten asiatarkastukseen ja hyväksyntään eikä tee muita mutkia”, kertoo talousjohtaja Kytösalmi. Prosessia lähdettiinkin tehostamaan tavoitteen mukaiseksi erityisesti niiden laskujen osalta, joissa perustiedot ovat puutteellisia. ”Nämä laskut vievät paljon työaikaa eikä automatisointia pystytä hyödyntämään, joten kehittämisen aloittaminen tästä oli hyvä lähtökohta”, kertoo palvelupäällikkö Hiltunen.
Toinen vaihe – laskujen perustiedot kuntoon
Jotta saadaan laskujen perustiedot kuntoon, täytyy kiinnittää huomiota yliopiston tilausprosessiin. Palvelupäällikkö Hiltusen mukaan ostolaskuprosessin kannalta ideaalitilanne olisi keskitetty hankintayksikkö, joka hoitaisi kaikki tilaukset ja informoisi samalla toimittajaa siitä, mitä laskulla pitää olla. ”Aina ei kuitenkaan voi järjestää organisaatiota näin, tai se ei ole järkevää. Siinä tapauksessa täytyy tilaajia kouluttaa, jotta he osaavat vaatia tiettyjä tietoja laskuille”, toteaa palvelupäällikkö Hiltunen. Certia toteutti yliopiston tilaajille koulutusmateriaalin sekä muistilistan, mitä tietoja laskulta pitää löytyä. Tilaajien koulutuksesta vastuun otti Oulun yliopisto. ”Tärkeää tässä oli henkilökunnan informointi, erityisesti talousvastuussa olevien henkilökunnan jäsenten, kuten yksiköiden johtajien ja dekaanien. Heidän esimerkillään on iso merkitys, että he edellyttävät yksiköltään näitä asioita”, kertoo talousjohtaja Kytösalmi.
Samalla kun Oulun yliopistolla keskityttiin tilaajien kouluttamiseen, aloitettiin Certian toimesta toimittajien informointi. Kun ostoreskontraan saapui lasku, jonka perustiedot olivat puutteelliset, otettiin Certiasta yhteys toimittajaan. Toimittajalle kerrottiin, mitä tietoja laskulla pitää olla. ”Isoille toimittajille tämä on hyvin tuttua ja pelkästään toimittajien informoinnilla saatiin vähennettyä puutteellisten laskujen määrää”, kertoo palvelupäällikkö Hiltunen. Toimittajien informointia jatkettiin systemaattisesti muutama kuukausi. Mikäli samoilla toimittajilla oli vielä tämänkin jälkeen puutteelliset tiedot laskuilla, hylättiin nämä laskut ja ilmoitettiin toimittajalle, että yliopisto hyväksyy ainoastaan laskut, joissa perustiedot kunnossa. ”Viimeistään tässä vaiheessa saatiin oikeastaan kaikkien isojen toimittajien laskuille perustiedot kuntoon”, palvelupäällikkö Hiltunen iloitsee. Toimittajien suuntaan ei Oulun yliopistosta tarvinnut olla yhteydessä. ”Certiahan tässä on tehnyt sen suurimman työn, kun laskuja on pitänyt palauttaa. Mehän vaan luotimme siihen, että te toimitte sen sovitun mukaisesti” naurahtaa talousjohtaja Kytösalmi.
Kolmas vaihe – automatisointi
Kun laskujen perustiedot ovat kunnossa, saadaan aidosti hyödynnettyä ostolaskujen kierrätysjärjestelmän Martin automatisointimahdollisuuksia. Oulun yliopiston taloussuunnittelija Tuomas Kinnunen teki suuren työn suunnitellessaan automatisointisääntöjä järjestelmään. Yhteensä luotiin yli 300 sääntöä, joilla saadaan automatisoitua tiliöintiä, määriteltyä hyväksyjä laskulle, tarkastettua verokoodeja ja hyväksymisrajoja sekä reititettyä lasku suoraan asiatarkastajalle. ”Vielä olisi mahdollista tehdä lisää sääntöjä, joilla saataisiin useampia laskuja automatisoitua, mutta jo nyt saadaan aika monta laskua suoraan asiatarkastajalle”, kertoo Kinnunen. ”Tällä hetkellä prosessia on jo saatu hyvin tehostettua, kun automatisointisääntöjen avulla yksi vaihe jää kierrosta pois.”
Lisäksi Oulun yliopiston verkkolaskujen määrää saatiin nostettua kehittämisprojektin avulla kahdeksan prosenttiyksikköä, joka tarkoittaa vuositasolla noin 3 000 laskua. Verkkolaskujen määrän lisääntyminen varmistaa laskujen perustiedot, nopeutta laskujen käsittelyä ja tuo säästöjä yliopistolle myös ostolaskujen skannauspalvelun palvelumaksujen pienentyessä.
Onnistumisen kulmakivet
Kehitysprojektissa saatiin hienoja tuloksia aikaan ja yksi niistä on toimintatavan muutos. Laskujen perustietojen oikeellisuuden varmistaminen, tilaajien kouluttaminen ja toimittajien informointi ovat nyt osa jokapäiväistä toimintatapaa Certialla ja yliopistolla. Lisäksi automatisointisääntöjä kehitetään ja toteutetaan järjestelmään edelleen. ”Jos jonkin asian haluaa laittaa kuntoon, pitää siihen panostaa. Tätäkin asiaa pitää ylläpitää ja siitä pitää muistuttaa, mistä syystä aloitamme kampanjan uudestaan tänä syksynä”, kertoo talousjohtaja Kytösalmi. ”Tähän mennessä tehdyn työn osalta tilastot puhuvat puolestaan, verrattuna muihin yliopistoihin meillä on manuaalilaskujen määrä pienin mahdollinen.”
Palvelupäällikkö Hiltusen mielestä kehitysprojektin onnistumisen taustalla ovat olleet yliopiston tahto tehostaa prosessia sekä hyvä yhteistyö: ”Periaatteessa toteutetut toimenpiteet ovat melko yksinkertaisia, mutta ne vaativat systemaattista työtä sekä yliopiston että Certian toimesta, jotta saadaan koko prosessi katettua.” Tärkeänä asiana onnistumisen kannalta Hiltunen näkee Oulun yliopiston johdon sitoutumisen kehittämiseen: ”Oli erityisen tärkeää, että yliopiston johto oli sitoutunut projektiin. Näin saatiin uudet toimintatavat ja ohjeet vietyä koko organisaatioon.” Oulun yliopiston talousjohtaja Pirjo Kytösalmen mukaan yhteinen tahtotila ja sinnikkyys on ollut onnistumisen perustana: ”Sinnikkäästi ollaan Certian kanssa yhteistyössä toimittu tämän asian eteen. Yhteinen tahtotila asian eteenpäinviemiseen on ollut kaikista tärkeintä. Muutosta ei tapahdu, jos joku ei muutosta aja.”
Palvelupyynnöt Certialle tehdään Service Desk -järjestelmän kautta osoitteessa:
https://portti.certia.fi
Vaasa: Silmukkatie 4, 65100 Vaasa
Joensuu: Rantakatu 23, 80100 Joensuu
info@certia.fi
Laskutusosoite
OVT-tunnus: 003723274223
Verkkolaskuoperaattori: CGI
Välittäjätunnus: 003703575029
Ajankohtaiset asiat talous- ja palkkapalveluissa sekä Certian viimeisimmät kuulumiset.