Toinen vaihe – laskujen perustiedot kuntoon
Jotta saadaan laskujen perustiedot kuntoon, täytyy kiinnittää huomiota yliopiston tilausprosessiin. Palvelupäällikkö Hiltusen mukaan ostolaskuprosessin kannalta ideaalitilanne olisi keskitetty hankintayksikkö, joka hoitaisi kaikki tilaukset ja informoisi samalla toimittajaa siitä, mitä laskulla pitää olla. ”Aina ei kuitenkaan voi järjestää organisaatiota näin, tai se ei ole järkevää. Siinä tapauksessa täytyy tilaajia kouluttaa, jotta he osaavat vaatia tiettyjä tietoja laskuille”, toteaa palvelupäällikkö Hiltunen. Certia toteutti yliopiston tilaajille koulutusmateriaalin sekä muistilistan, mitä tietoja laskulta pitää löytyä. Tilaajien koulutuksesta vastuun otti Oulun yliopisto. ”Tärkeää tässä oli henkilökunnan informointi, erityisesti talousvastuussa olevien henkilökunnan jäsenten, kuten yksiköiden johtajien ja dekaanien. Heidän esimerkillään on iso merkitys, että he edellyttävät yksiköltään näitä asioita”, kertoo talousjohtaja Kytösalmi.
Samalla kun Oulun yliopistolla keskityttiin tilaajien kouluttamiseen, aloitettiin Certian toimesta toimittajien informointi. Kun ostoreskontraan saapui lasku, jonka perustiedot olivat puutteelliset, otettiin Certiasta yhteys toimittajaan. Toimittajalle kerrottiin, mitä tietoja laskulla pitää olla. ”Isoille toimittajille tämä on hyvin tuttua ja pelkästään toimittajien informoinnilla saatiin vähennettyä puutteellisten laskujen määrää”, kertoo palvelupäällikkö Hiltunen. Toimittajien informointia jatkettiin systemaattisesti muutama kuukausi. Mikäli samoilla toimittajilla oli vielä tämänkin jälkeen puutteelliset tiedot laskuilla, hylättiin nämä laskut ja ilmoitettiin toimittajalle, että yliopisto hyväksyy ainoastaan laskut, joissa perustiedot kunnossa. ”Viimeistään tässä vaiheessa saatiin oikeastaan kaikkien isojen toimittajien laskuille perustiedot kuntoon”, palvelupäällikkö Hiltunen iloitsee. Toimittajien suuntaan ei Oulun yliopistosta tarvinnut olla yhteydessä. ”Certiahan tässä on tehnyt sen suurimman työn, kun laskuja on pitänyt palauttaa. Mehän vaan luotimme siihen, että te toimitte sen sovitun mukaisesti” naurahtaa talousjohtaja Kytösalmi.