Oulun ammattikorkeakoulussa työskentelee noin 500 henkilöä. Certian asiakkaaksi OAMK siirtyi vuonna 2022, jolloin Certialle siirrettiin talous- ja palkanlaskentapalvelut.
Uudet yhteistyöneuvottelut OAMKin ja Certian kesken käynnistettiin alkuvuodesta 2025 ja päätös HR- ja talouspalveluiden siirrosta tehtiin keväällä 2025. Certialle HR-palvelut on uusi asiakkaille tarjottava palvelukokonaisuus, joka käsittää rekrytoinnin, työsopimusprosessin ja perehdytyksen työtehtäviä ja niihin liittyvää tukea ja neuvontaa. Lisäksi palveluun sisältyvät mm. HR-raportointi, työtodistusten laatiminen sekä näihin prosesseihin kuuluvien järjestelmien pääkäyttäjäpalvelut.
HR-palvelukokonaisuus korkeakoulujen tarpeisiin
—Certian näkökulmasta HR-palvelukokonaisuus täydentää erinomaisella tavalla palveluvalikoimaamme. Nyt kun HR, palkkahallinto ja järjestelmät hoidetaan keskitetysti, kehittäminen ja ongelmanratkaisu nopeutuu ja palvelu sujuvoituu sekä asiakkaan että loppuasiakkaan näkökulmasta. Tämän kokemuksen pohjalta me osaamme tunnistaa paremmin, millaisista toimialakohtaisista ratkaisuista on eniten hyötyä korkeakoulusektorille. Nyt meillä kehitetään konseptoitu malli, jota voimme skaalata tulevaisuudessa myös muille alalla toimiville organisaatioille, kertoo HR-palveluiden kehittämispäällikkö ja projektipäällikkö Johanna Puumala.
OAMKille tukea ja ajantasaista tietoa HR-asioiden hoitamista varten
OAMKilta saadun palautteen perusteella voidaan todeta, että palvelun siirto sujui kokonaisuudessaan erittäin hyvin. Tehtävät saatiin kartoitettua ennakkoon perusteellisesti ja prosessi vietiin läpi todella nopealla aikataululla. Mukaan mahtui vain pieniä käytännön säätöjä käyttöoikeuksiin liittyen.
Lähtökohtaisesti OAMK tavoittelee muutoksella laajempaa osaamisen tukea HR-tiimille Certian asiantuntijuuden kautta. Asiakkaan toiveena on mm. se, että Certia tuo aktiivisesti esiin OAMKin HR-prosesseissa havaitsemiaan kehityskohteita ja tukee niiden kehittämistä. Pidemmällä aikavälillä tavoitteena on myös kustannussäästöjen tavoittaminen.
Konkreettisesti muutokset näkyvät siten, että uusi HR-tiimi työskentelee nyt Certian tiloissa ja yhteydenottokanavat muuttuivat. Prosessit ovat selkeämmät, palvelun laatua pystytään mittaamaan paremmin ja asiat saadaan nopeammin käsittelyyn. Arkeen ja loppukäyttäjälle tulee vain vähän näkyviä muutoksia.
HR-palveluiden tärkeimmät asiat esiin kartoituksen avulla
Certian tavoitteena oli rakentaa ja tuotteistaa korkeakoulusektorille sopiva HR-palvelu, joka toimii saumattomasti palkkahallinnon ja muiden käytössä olevien järjestelmien kanssa. Prosessin lähtökohtana oli se, että loppukäyttäjälle muutos näkyisi mahdollisimman vähän. Projektin aikana HR-prosessit käytiin läpi “suurennuslasilla”, mikä avasi kehityskohtia ja mahdollisti tuotteistamisen käynnistyksen.
—Kun lähdimme kartoittamaan palvelukokonaisuutta, kävimme läpi kaikki työtehtävät, joita HR-palveluihin liittyi. Tämä oli mielenkiintoinen ja hyödyllinen vaihe myös asiakkaan näkökulmasta, koska samalla havaittiin joitain yksittäisiä vanhaksi jääneitä toimintatapoja prosesseissa, jotka voitiin yhdessä tuumin oikaista projektin yhteydessä. Lopputuloksena meille muotoutui käsitys HR-prosessin vaiheista, joita HR-palvelutiimin tehtäviin kuuluu, kertoo Certian HR- ja palkkapalveluiden palvelupäällikkö Maarit Iivonen.
Käyttöönotto ilman käyttökatkosta
Ennen käyttöönottoa haluttiin varmistaa, että HR-palvelun rajapinta on selkeä asiakkaan ja Certian välillä. Tavoitteena palvelun siirrossa Certialle oli varmistaa, että muutos tapahtuu käyttäjien näkökulmasta huomaamattomasti eikä vaikuta arjen sujuvuuteen.
—Meillä on kokemusta ja valmis toimintamalli palveluiden ja henkilöstön siirtymistä ajatellen jo useammasta eri liikkeenluovutuksesta, eli siinä mielessä siirtymävaiheen raamit prosessissa oli jo hyvin suunniteltu. Toki jokaisessa liikkeenluovutuksessa on omat erityispiirteensä, jotka pitää ottaa huomioon- niin tässäkin. Asiakkaalta saadun palautteen perusteella ja myös omasta mielestämme onnistumme kuitenkin siirtymävaiheessa hyvin. Nyt opettelemme uutta arkea uusien käytäntöjen kanssa yhdessä ja tähtäämme sujuvaan työntekoon ja hyvään asiakaspalveluun, Iivonen lisää.