Certia käynnisti matkahallintajärjestelmän kilpailutuksen vuoden 2025 lopulla, koska nykyinen järjestelmä ei enää vastannut tulevaisuuden tarpeita. Uudeksi järjestelmäksi valittiin kesällä 2026 M2, jossa Certian vaatimuksiin vastasivat erityisesti automaatio, tekoälyn hyödyntäminen ja loppukäyttäjäkokemuksen kehittäminen. Järjestelmän käyttöönotot alkavat vuonna 2027.
Huolellinen pohjatyö joudutti kilpailutusta
Kilpailutus saatiin vietyä nopeasti eteenpäin, koska sitä edelsi jo pitkään tehty pohjatyö. Certia oli tehnyt vertailua muihin matkahallintajärjestelmiin ja selvittänyt palvelumuotoilun keinoin käyttäjien tarpeita sekä nykyisen järjestelmän heikkoja kohtia. Myös Certian matkahallintajärjestelmien palvelupäällikkö Jenni Kuikan aiheeseen liittyvä lopputyö oli tuottanut valmiiksi paljon taustatietoa kilpailutuksen tueksi.
—Kilpailutuksen aikataulua edisti se, että meillä oli tehty tosi paljon esiselvitystä jo ennen varsinaisen kilpailutuksen alkua. Keskeistä oli, että tiesimme mahdollisimman tarkasti, mitä uudelta järjestelmältä haluamme ja mitä emme. Kun olennaiset tarpeet oli tunnistettu ja vaatimukset rajattu selkeästi, myös kilpailutusta oli helpompi viedä eteenpäin, toteaa Kuikka, joka vastasi järjestelmäkokonaisuuden ja kilpailutuksen valmistelusta.
Varsinaista kilpailutusta veivät eteenpäin hankintapäällikkö ja Certian asiantuntijatiimi. Prosessi eteni normaalin hankintamenettelyn mukaisesti ja tiukat vaatimukset rajasivat kilpailutuksen lopulta kahteen tarjoajaan.
Matkalaskut maksuun aiempaa nopeammin
Certian näkökulmasta uuden järjestelmän hankinta oli merkittävä päätös, koska kyse ei ollut vain teknisestä vaihdosta vaan koko matkahallinnon toimintatapojen kehittämisestä. Nykyisen järjestelmän nähtiin jäävän jälkeen erityisesti automaatiossa ja loppukäyttäjäkokemuksessa, eikä siihen haluttu enää investoida lisää. Samalla uusi järjestelmä mahdollisti myös Certian omien prosessien kehittämisen.
Uusi järjestelmä ohjaa matkalaskun tekijää aiempaa intuitiivisemmin jo laskun tekovaiheessa. Se vähentää suoraan korjausten tarvetta ja turhaa edestakaista palauttamista asiakkaan ja käsittelijän välillä. Asiakas hyötyy tästä konkreettisesti niin, että matkustaja saa hakemansa rahat aiempaa nopeammin, kertoo Certian palvelupäällikkö Helena Ryhänen, joka toi kilpailutukseen matkahallinnon prosessi- ja käytännön osaamista sekä käyttäjän arjen näkökulmaa.
Uusi järjestelmä käyttöön vuonna 2027
Automaation ja tekoälyn jatkuva hyödyntäminen palveluiden kehittämisessä on yksi Certian strategisista tavoitteista. Siksi myös käytettäviltä järjestelmiltä edellytetään mahdollisuuksia tulevaan kehitykseen. M2:n kehityssuunnitelmassa on jo uusia ominaisuuksia, ja siitä löytyy edellytykset automaation ja tekoälyn hyödyntämisen laajentamiseen myös jatkossa.
Certian laajennetuissa matkapalveluissa työskentelee noin 30 asiantuntijaa neljässä eri tiimissä. Heidän työhönsä kuuluu erityisesti matka- ja kululaskujen asiatarkastus, matkavarausten tekeminen sekä matkustamiseen liittyvä neuvonta.
– Totta kai uuden järjestelmän opettelu on tiimille aina ylimääräinen ponnistus, mutta Tampereen yliopiston ja Tampereen ammattikorkeakoulun kautta meillä on M2:sta hyviä kokemuksia. Luotamme siihen, että käyttöönoton jälkeen uuden järjestelmän hyödyt näyttäytyvät sekä meidän käyttäjille että asiakkaillemme positiivisessa valossa, Ryhänen ja Kuikka toteavat.
Vuoden 2026 aikana tehdään uuden järjestelmän suunnittelu- ja määrittelytyö. Käyttöönotot alkavat vuonna 2027 kahden korkeakoulun kokonaisuuksissa kerrallaan, ja kuhunkin käyttöönottoon kuuluu noin kahden kuukauden aktiivinen vaihe sekä kuukauden tehostettu tuki. Samalla Certian matkapalvelutiimit perehdytetään järjestelmään niin, että he pystyvät jatkossa tukemaan asiakkaita järjestelmän käytössä. Certia tarjoaa tällä hetkellä laajennettuja matkapalveluita jo seitsemälle organisaatiolle.