Verkkolaskut, eKuitit ja hankintasanomat ovat alkusoittoa talouden digitalisoitumiselle

Reaaliaikatalouden periaatteet toteutuvat jo monissa sujuvissa taloushallinnon prosesseissa, kuten verkkolaskuissa. Reaaliaikatalous saattaa terminä hämmentää, mutta sen toimintalogiikka on yksinkertainen ja koskettaa pian kaikkia yrityksiä ja yksityishenkilöitäkin vähintään epäsuorasti:

– Koko yrityksen tietoliikenne ostoista, myyntiin ja raportointiin tulee digitalisoitumaan. Myös tiedon toimitus ja keruu muuttuvat reaaliaikaisiksi. Tätä tarkoittaa reaaliaikatalous, kommentoi Certian Päivi Soltin, joka työskentelee kehittämispäällikkönä asiakkaiden ja toimialan prosessien parissa.

Tällainen tulevaisuus on jo lähellä, sillä yksi kansallisen Yrityksen digitalous -hankkeen tavoitteista on, että jo vuonna 2023 kaikista yritysten välisistä maksukorttikuiteista viidesosa olisi eKuitteja. Vuonna 2025 tavoiteltu prosentti on jo 80. Certian matkahallintajärjestelmässä eKuittien vastaanotto on ollut mahdollista alkuvuodesta 2023 alkaen.

– Jo nyt yli 90 prosenttia Certian asiakkaiden ostolaskuista saapuu verkkolaskuina, ja sen osalta olemmekin menossa jo kohti seuraavaa askelta eli kansainvälisten verkkolaskujen Peppol-verkostoa. Paperittomaan työskentelyyn siirtyminen tulee myös luonnollisesti säästämään ympäristöä ja vaikuttaa positiivisesti myös vastuullisuustavoitteisiin, kertoo Soltin.

Sähköisissä tilauksissa huomio siirtyy ostolaskuista tilauksiin

Yrityksen digitaloushankkeen mukaan tilaukset, verkkolaskut, sähköiset kuitit ja yrityksen taloustiedot liikkuvat tulevaisuudessa eri osapuolten välillä saumattomasti, reaaliaikaisesti ja turvallisesti.

Tiedon reaaliaikaisuus edellyttää tiedon siirtymistä rakenteisessa eli koneluettavassa muodossa järjestelmästä toiseen. Ihminen ei siis käsittele tätä tietoa missään välivaiheessa, mikä nopeuttaa tiedon kulkua selvästi. Muutkin hyödyt ovat kiistattomia:
– Tiedon reaaliaikaisuus eri järjestelmien välillä vähentää raportointia ja käsityötä. Nykyisin tietoja siirretään moneen eri järjestelmään, mikä on aikaa vievää. Luonnollisesti myös inhimillisiltä virheitä, kuten näppäilyvirheiltä, vältytään jatkossa, Soltin summaa.

Soltin korostaa, ettei kyse ole vain taloushallintoa koskevasta järjestelmähankkeesta, vaan mittavasta, pohjoismaisesta hankkeesta, joka tulee muuttamaan jo tilaavan osapuolen toimintatapoja.
– Koko tilaustoiminto tulee digitalisoitumaan eli tilauksia ei tehdä enää sähköpostitse vaan suoraan järjestelmästä järjestelmään. Tämä tapahtuu hankintasanomien avulla, josta se kohdistuu ostolaskuun automaattisesti tietyin kriteerein. Enää ostolaskuja ei käsitellä lainkaan, jos tilaus on hyväksytty ja kaikki on muuten niin kuin pitääkin. Itse tekeminen siirtyy prosessin alkuvaiheeseen, Soltin selittää.

Manuaalinen viranomaisraportointi automatisoituu

Soltin nostaa esimerkiksi verottajalle ja muille viranomaisille toimitettavat tiedot. Tällä hetkellä tietoja toimitetaan keskimäärin kerran vuodessa yritykset toimittavat tiedot kuukauden välein, kun taas vuonna 2030 tieto siirtyy rakenteisessa muodossa reaaliaikaisesti ja automaattisesti.

– Tiedot voisivat siirtyä esimerkiksi muutaman kerran vuodessa yhteen paikkaan, josta muut tiedon tarvitsijat voisivat tiedot noutaa. Asiakkaiden aikaa säästyy, kun tietoja ei enää erikseen kerätä, muokata ja lähetetä, vaan se toimitetaan rakenteisessa muodossa kerralla eri tahojen käytettäväksi, Soltin kuvailee.

Soltin muistuttaa, että kaikki muutokset eivät luonnollisesti tule samaan aikaan vaan porrastetusti. Certialla on tarjota tukea, tietoa ja apua aihetta pohtiville ja asian parissa työskenteleville.

– Me pidämme huolta asiakkaistamme koko tämän matkan ajan. Olemme tästä valtavan innoissamme, ja autamme asiakkaitamme myös kehittämään omia prosessejaan, jotta olemme kaikki mahdollisimman hyvin valmistautuneita tuleviin muutoksiin, Soltin päättää.

Itä-Suomen yliopiston talouspalveluita siirtyi Certialle – uudet työkalut ovat saaneet yliopistolta jo kiitosta

Vuoden alusta Itä-Suomen yliopiston talouspalveluita siirtyi Certialle. Samalla Itä-Suomen yliopistossa vaihdettiin talouden perusjärjestelmät uusiin ja terävöitettiin yliopiston sisäisiä työskentelymalleja ja -prosesseja. Erityisesti automatiikan hyödyntäminen ja pienempi haavoittuvuus henkilöstön poissaoloille ovat olleet projektin tärkeimpiä tavoitteita.

Certian talousosasto vahvistui vuodenvaihteessa, kun neljän henkilön työpanos siirrettiin osana liikkeen luovutusta Itä-Suomen yliopistolta Certiaan. Käytännössä Certia hoitaa nyt osan yliopiston talouspalveluista, jotka koskevat kirjanpitoa, osto- ja matkalaskuja sekä maksuliikennettä. Lisäksi Certia huolehtii näiden järjestelmien kehityksestä ja ylläpidosta. Osana liikkeen luovutusta talouden järjestelmät ja yliopiston käytössä olevat työkalut vaihdettiin yliopistojen yhteisiin, SAP-pohjaisiin ratkaisuihin.

– Järjestelmien vaihdos oli mittava projekti, joka kesti lähes puolitoista vuotta. Yllättävän hyvin ja sujuvasti on kaikki mennyt ja on saatu positiivistakin palautetta. Etenkin ostolaskujen käsittelyjärjestelmä on saanut kiitosta yliopiston henkilöstöltä, kertoo Itä-Suomen yliopiston talous- ja rahoitusjohtaja Heini Koskenvuori.

Automatiikka ja yhdessä kehittäminen ratkaisivat uuteen palveluun siirtymisen

Muutosten taustalla oli tarve siirtyä toimintavarmempaan ja isompaan järjestelmään, joka mahdollistaa myös automaatioiden ja robotiikan hyödyntämisen. Ensimmäisiä teknisiä avusteita onkin jo päästy ottamaan käyttöön esimerkiksi laskujen reitityksessä, jonka ansiosta lasku ohjautuu automaattisesti oikealle vastuuhenkilölle ilman ihmisen työpanosta. Myös yliopiston haavoittuvuus yksittäisten henkilöiden poissaoloille on pienentynyt, kun talouspalveluista osa tulee nyt Certialta, jolla on isompi taloustiimi.

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa puolsi vahvasti myös se, että suurin osa korkeakouluista käyttää samaa järjestelmää.

– Korkeakouluja koskevat luonnollisesti samat Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet ja rahoittajien ehdot. Kaikki hyötyvät siitä, kun järjestelmää voidaan kehittää yhdessä. Ennen meillä oli täysin oman järjestelmä ja itsenäinen vastuu kehityksestä palveluntarjoajan kanssa. Oman järjestelmän ylläpitäminen ja kehittäminen vaadittavalle tasolle olisi todennäköisesti aiheuttanut enemmän kustannuksia, Koskenvuori pohtii.

Työskentelyprosesseja uusittiin ja henkilöstön vastuualueita kirkastettiin

Järjestelmien vaihtumisen lisäksi muitakin muutoksia tapahtui samaan aikaan, kuten organisaation tilikarttojen uusiminen. Samalla Itä-Suomen yliopistossa nähtiin tarpeelliseksi käydä läpi sisäisiä työskentelyprosesseja ja toimintamalleja, mikä oli Koskenvuoren mielestä yksi projektin arvokkaimpia asioita:

– Tässä oli hyvä paikka pysähtyä miettimään, mitkä toimintamallimme toimivat ja mitkä tarvitsivat uudistamista. Ennen lähes jokainen talouspalveluiden työntekijä hoiti kaikkia osa-alueita, mutta nyt eri henkilöt ovat pystyneet erikoistumaan ja syventymään tiettyihin osa-alueisiin. Uskon, että tämä lisää myös työhyvinvointia, kunhan toimintatavat vakiintuvat.

Työtahti on ollut tiivis ja muutoksia on tullut paljon lyhyessä ajassa. Koskenvuori on kiitollinen kaikkien projektissa mukana olleiden työpanoksesta:

– Iso kiitos koko omalle henkilökunnallemme sekä erityisesti talouspalvelulle, joka on ollut projektissa tiiviisti mukana. Certialle olen myös kiitollinen heidän antamastaan tuesta koko projektin ajan.

Tilaa uutiskirje