Talouspalvelut arkistot

Ostolaskujen käsittely nopeutuu ja inhimilliset virheet vähenevät automaatiolla

Posted on 8.9.20238.9.2023 by Anna Jussila

Ostolaskujen automatisointi tulee säästämään monen ostoreskontrassa ja hankintoja tekevän henkilön aikaa tulevaisuudessa. Uudenlainen ajattelu- ja toiminta edellyttää tietoja laskun kohdistamisesta jo tuotteen tilausvaiheessa.

Mitä jos hankintaprosessi voisi olla niin sujuva, ettei laskun tarkistusvaiheessa tarvitsisi kenenkään kysellä, mihin se kuuluu? Tämä on pian jo todellisuutta yhä useammalla Certian asiakkaalla, kun lähivuosina ostolaskuihin liittyviä prosesseja uudistetaan:

– Ostolaskujen käsittely nopeutuu niin reskontrassa kuin hankinnoista vastaavilla henkilöillä. Inhimilliset virheet vähenevät ylipäätään, kun koko ketju on hyvin hallinnassa hankinnasta maksuun, kertoo Petteri Hiltunen, joka työskentelee Certian taloudenpalvelutuotannossa palvelupäällikkönä.

Automaatio vähentää manuaalisen työn tarvetta

Tähän asti ostolaskujen tarkistuksessa yhtenä merkittävimmistä haasteista on ollut se, ettei laskun saapuessa tiedetä, mihin se kuuluu. Tämä aiheuttaa luonnollisesti paljon manuaalista työtä ostoreskontralle ja on organisaatiolle myös kallista ja aikaa vievää.

– Ennen on soitettu ja tilattu tuote ja siirretty murhe tuotteen kohdistamisesta tuonnemmas. Tulevaisuudessa tiedostettu tekeminen siirtyy jo tilaamisvaiheeseen, Hiltunen avaa.

Tavoitteena onkin saada koko ketju hallituksi heti hankintapäätöksestä saakka niin, että jo tuotteen tilaamisvaiheessa tiedettäisiin, mihin lasku eli sen kustannus kohdistetaan.

– Kun data on määrämuotoisessa ja koneluettavassa muodossa, se on helppo automatisoida. Tällöin manuaalinen työ vähenee, ja prosessi tehostuu huomattavasti. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että tiedetään jo tuotteen hankintavaiheessa, mihin tuleva lasku kohdistetaan, Hiltunen kertoo.

Certian asiakkaista yli kolmanneksella on käytössä tekoäly ostolaskujen käsittelyssä

Certiassa ennalta määritetty tilaaminen tarkoittaa esimerkiksi tilauslomaketta, johon asiakas syöttää tiedon laskun kohdistamisesta, esimerkiksi tilattavan tuotteen kustannuspaikan.

– Tavoitteenamme on, että yhä useampi asiakkaistamme ottaa tämän käyttöön. Uutta versiota tilauslomakkeesta aletaan kehittää vielä loppuvuodesta 2023, Hiltunen sanoo.

Hiltunen arvioi, että osasta laskuja tulee jatkossakin puuttumaan tarvittavia tietoja. Näiden tietojen ennustamiseen tarvitaankin tekoälyn apua:

– Tulevaisuudessakin tulee olemaan sellaista hankintaa, jota ei tehdä tämän sapluunan mukaan eli käytännössä tulee niin sanottuja pimeitä laskuja, joista kukaan ei tiedä, mihin ne kuuluvat. Tässäkin tulee tekoälyllä olemaan edelleen olennainen rooli avustavana toimijana, Hiltunen pohtii.

Hankinnasta maksuun -periaate vaatii uuden ajattelu- ja toimintatavan

Yli kolmannes Certian asiakkaista hyödyntää tekoälyä ostolaskujensa käsittelyssä. Yhä sujuvampi ennakoitavuus vaatii asiakkailta nykyisten toimintamallien ja käyttäytymistapojen muutosta, jotta koko ketju hankinnasta maksuun saadaan toimivaksi ja automatisoiduksi alusta saakka.

Certiasta tarjotaan tukea, apua ja ratkaisuja asiakkaan koko matkan ajaksi:

– Ratkaisuna tarjoamme teknistä ratkaisua eli ostolaskuille uudenlaista kierrätysratkaisua sekä sen kanssa toimivaa tekoälyä. Tämän lisäksi tarjoamme tietysti tukea ja vastauksia siihen, kuinka prosessin pitäisi mennä, jotta tämä tekninen ratkaisu toimisi mahdollisimman hyvin.

Tunti liikettä työajalla on ilon ja jaksamisen lähde

Posted on 4.7.20234.7.2023 by Anna Jussila

Johanna Puumala on innostunut liikkumaan työnantajan tarjoamalla viikoittaisella liikuntatunnilla: toisinaan hän juoksee metsässä, toisinaan pyöräilee parinkymmenen kilometrin lenkin toimistolle. Liikunnan riemua on päästy jakamaan myös yhdessä työkavereiden kanssa.

Certian työyhteisö on intoutunut tänä vuonna toden teolla liikkumaan työajalla yhdessä ja erikseen. Keskiviikkoliikunta syntyi työntekijöiden toiveesta. Aiemmin yrityksellä oli käytössä taukoliikuntasovellus, joka kuitenkin jäi niin vähälle käytölle, että siitä päätettiin luopua.
– Meiltä kysyttiin suoraan, mitä haluaisimme tilalle. Moni ehdotti, että olisi hienoa, jos työajasta saisi käyttää tunnin viikossa liikkumiseen, kertoo Puumala, jokatyöskentelee Certialla palkkapalveluissa sovellusasiantuntijoiden esihenkilönä.

Myönteinen päätös asiasta tehtiin, ja säännöt sovittiin työntekijöitä kuunnellen. Pian Certian henkilökunta lähtikin kokeilemaan liikkumista niin yhdessä kuin erikseen.

Lajikokeilut innostavat liikkumaan yhdessä

Keskiviikkoliikunnan ideaan kuuluu, että Certia edistää myös työyhteisön yhteisöllisyyttä tarjoamalla tutumiskertoja eri lajeihin pienissä porukoissa.

– Toiset ovat esimerkiksi käyneet pelaamassa padelia. Minä taas olin mukana kokeilemassa avantouintia Vaasan Hietasaaressa. Jäinkin kerrasta koukkuun ja hankin kausikortin, Puumala nauraa.

Liikuntahetken voi hyödyntää joko aamulla tai iltapäivällä sovittujen kellonaikojen puitteissa. Toisinaan Certian väki joogaa toimistonsa alakerrassa iltapäivisin. Onpa kesällä myös intouduttu järjestämään yhteisiä aamu-uinteja ennen työpäivää.

Puumalaon myös Certialla tunnettu himoliikkujana. Keväällä hänet äänestettiin Vuoden sporttisimmaksi työpaikan tyky-tapahtumassa – ja ottaisipa moni innokkaan eräilijän myös autiolle saarelle mukaan samaisen tapahtuman äänestystuloksen perusteella.
– Harrastan vaeltamista Lapissa, ja moni tietääkin, että syksyisin työkalenteriini ilmestyy varaus syysvaellukselle ja kevättalvisin hiihtoretkelle. Minulle luonto on tärkeä latautumispaikka, Puumala sanoo hymyillen.

Vaikka Puumala itse liikkuu paljon vapaa-ajallakin, hän painottaa, että Certian Keskiviikkoliikunnassa on kyse matalan kynnyksen liikkumisesta, joka on tarkoitettu kaikille hengähdystauoksi keskelle kiireisiä työviikkoja.

– Tarkoitus on kannustaa liikkumaan myös niitä, jotka eivät ehkä ole vielä löytäneet liikunnan iloa. Liikkumisella on kuitenkin merkittävä vaikutus työssäjaksamiseen.

Etäpäiviä piristävät metsälenkit

Puumalan mielestä jokaisen vapaasti toteutettava liikuntahetki sopii Certialle erityisen hyvin, koska yrityksellä ollaan paljon töissä etänä. Se mahdollistaa monipuolisen liikunnan työpäivänkin aikana kotoa käsin, kun kaikki voivat hyödyntää liikuntahetkensä itselleen mieluisimmalla tavalla ja haluamanaan ajankohtana.

– Kesäisin saatan esimerkiksi lähteä juoksemaan metsään ja talvisin taas hiihtämään. Käyn yleensä toimistolla kerran viikossa, jolloin voin pyöräillä Merikaarrosta parinkymmenen kilometrin työmatkan työajalla, Puumala tiivistää.

Puumala jakaa liikunnan ilosanomaa myös somekanavissaan. Julkaisut ovat kirvoittaneet innostunutta palautetta:

– Moni on kommentoinut vievänsä keskiviikkoliikunnasta viestiä eteenpäin myös omalle työpaikalleen, mikä on ollut ihanaa kuulla. Onhan tämä nyt ihana hengähdystauko keskellä viikkoa! Puumala kertoo.

eKuitti helpottaa työmatkalaisen ja talousyksikön arkea

Posted on 20.6.2023 by Anna Jussila

eKuitti automatisoi kuitit tuomalla ne kerralla digiaikaan. Ajansäästö sekä virheiden ja manuaalisen työn määrän väheneminen ovat eKuitin merkittävimpiä hyötyjä.

Jopa viidesosassa matkalaskuja on haasteita paperikuiteissa, toteaa Pohjoismaisen rahoituspalvelujen tarjoaja SEB teettämässään tutkimuksessaan. Toisinaan kuitti unohtuu, siitä ei saa selvää tai mukaan liitetään kokonaan väärä kuitti.
– Perinteisissä paperikuiteissa haasteeksi koituu usein myös pitkä ja aikaa vievä prosessi kuitin etsimisestä sen skannaukseen ja asiatarkastukseen siirtelyyn. Sähköinen eKuitti poistaa kaikki nämä haasteet, kertoo Certian matkajärjestelmien palvelupäällikkö Jenni Kuikka.

eKuitti nopeuttaa laskun käsittelyä 12,5 minuuttia

Sähköisen eKuitin hyödyt ovat kiistattomat, ja sen valttikortteina ovat erityisesti automaation tuoma nopeus, virheettömyys ja helppous. Tämä on mahdollista, koska eKuitissa tieto yhdistyy automaattisesti tilitapahtumaan rakenteisessa eli koneluettavassa muodossa.
– Maksettaessa esimerkiksi maksuaika- tai luottokortilla, maksutapahtuma siirtyy järjestelmään, josta se saadaan suoraan kirjanpitoon oikeassa muodossa. Tämä poistaa kokonaan tarpeen paperikuitille, Kuikka sanoo.

Kuikan mukaan suurimmat hyödyt koituvat työmatkalaiselle ja talousyksikölle, joiden manuaalinen työ vähenee ja vapautunut aika saadaan muuhun käyttöön.

– Automaatio, ajantasaisella tiedolla johtaminen ja kuittien tallentuminen aina luettavassa muodossa ovat eKuitin ehkä merkittävimpiä hyötyjä. SEB:in tutkimuksen mukaan eKuitti nopeuttaa laskun käsittelyä keskimäärin 12,5 minuuttia, Kuikka kertoo.

Vuonna 2025 eKuitteja 80 prosenttia maksukorttikuiteista

Kuittitietojen digitaalinen siirtymä alkaa olla ajankohtaista yhä useammalle yritykselle. Yksi kansallisen Yrityksen digitalous -hankkeen tavoitteista onkin, että vuoden 2023 aikana kaikista yritysten välisistä maksukorttikuiteista viidesosa olisi eKuitteja. Vuonna 2025 tavoiteltu prosentti kauppiaiden ja palveluntarjoajien osalta on jo 80.
– Certialla digitaalisten eKuittien vastaanotto on ollut mahdollista matkanhallintajärjestelmässä 1.1.2023 lähtien. Asiakkaistamme yli puolella onkin eKuitista joko jo voimassa oleva sopimus tai sen pilotointivaihe menossa, kertoo Kuikka.

Kuittien digitaalisuus vähentää myös luonnollisesti taloushallinnossa tarvittavan paperin määrää.

– Haluamme auttaa organisaatioita toimimaan vastuullisemmin ja ympäristöystävällisemmin paperittoman maailman puolesta. Certialla ollaan etunenässä mahdollistamassa tähän uuteen, sujuvampaan aikaan siirtymisen, Kuikka kertoo.

Lue lisää Certian verkkosivuilta: Verkkolaskut, eKuitit ja hankintasanomat ovat alkusoittoa talouden digitalisoitumiselle

Verkkolaskut, eKuitit ja hankintasanomat ovat alkusoittoa talouden digitalisoitumiselle

Posted on 2.6.2023 by Anna Jussila

Reaaliaikatalouden periaatteet toteutuvat jo monissa sujuvissa taloushallinnon prosesseissa, kuten verkkolaskuissa. Reaaliaikatalous saattaa terminä hämmentää, mutta sen toimintalogiikka on yksinkertainen ja koskettaa pian kaikkia yrityksiä ja yksityishenkilöitäkin vähintään epäsuorasti:

– Koko yrityksen tietoliikenne ostoista, myyntiin ja raportointiin tulee digitalisoitumaan. Myös tiedon toimitus ja keruu muuttuvat reaaliaikaisiksi. Tätä tarkoittaa reaaliaikatalous, kommentoi Certian Päivi Soltin, joka työskentelee kehittämispäällikkönä asiakkaiden ja toimialan prosessien parissa.

Tällainen tulevaisuus on jo lähellä, sillä yksi kansallisen Yrityksen digitalous -hankkeen tavoitteista on, että jo vuonna 2023 kaikista yritysten välisistä maksukorttikuiteista viidesosa olisi eKuitteja. Vuonna 2025 tavoiteltu prosentti on jo 80. Certian matkahallintajärjestelmässä eKuittien vastaanotto on ollut mahdollista alkuvuodesta 2023 alkaen.

– Jo nyt yli 90 prosenttia Certian asiakkaiden ostolaskuista saapuu verkkolaskuina, ja sen osalta olemmekin menossa jo kohti seuraavaa askelta eli kansainvälisten verkkolaskujen Peppol-verkostoa. Paperittomaan työskentelyyn siirtyminen tulee myös luonnollisesti säästämään ympäristöä ja vaikuttaa positiivisesti myös vastuullisuustavoitteisiin, kertoo Soltin.

Sähköisissä tilauksissa huomio siirtyy ostolaskuista tilauksiin

Yrityksen digitaloushankkeen mukaan tilaukset, verkkolaskut, sähköiset kuitit ja yrityksen taloustiedot liikkuvat tulevaisuudessa eri osapuolten välillä saumattomasti, reaaliaikaisesti ja turvallisesti.

Tiedon reaaliaikaisuus edellyttää tiedon siirtymistä rakenteisessa eli koneluettavassa muodossa järjestelmästä toiseen. Ihminen ei siis käsittele tätä tietoa missään välivaiheessa, mikä nopeuttaa tiedon kulkua selvästi. Muutkin hyödyt ovat kiistattomia:
– Tiedon reaaliaikaisuus eri järjestelmien välillä vähentää raportointia ja käsityötä. Nykyisin tietoja siirretään moneen eri järjestelmään, mikä on aikaa vievää. Luonnollisesti myös inhimillisiltä virheitä, kuten näppäilyvirheiltä, vältytään jatkossa, Soltin summaa.

Soltin korostaa, ettei kyse ole vain taloushallintoa koskevasta järjestelmähankkeesta, vaan mittavasta, pohjoismaisesta hankkeesta, joka tulee muuttamaan jo tilaavan osapuolen toimintatapoja.
– Koko tilaustoiminto tulee digitalisoitumaan eli tilauksia ei tehdä enää sähköpostitse vaan suoraan järjestelmästä järjestelmään. Tämä tapahtuu hankintasanomien avulla, josta se kohdistuu ostolaskuun automaattisesti tietyin kriteerein. Enää ostolaskuja ei käsitellä lainkaan, jos tilaus on hyväksytty ja kaikki on muuten niin kuin pitääkin. Itse tekeminen siirtyy prosessin alkuvaiheeseen, Soltin selittää.

Manuaalinen viranomaisraportointi automatisoituu

Soltin nostaa esimerkiksi verottajalle ja muille viranomaisille toimitettavat tiedot. Tällä hetkellä tietoja toimitetaan keskimäärin kerran vuodessa yritykset toimittavat tiedot kuukauden välein, kun taas vuonna 2030 tieto siirtyy rakenteisessa muodossa reaaliaikaisesti ja automaattisesti.

– Tiedot voisivat siirtyä esimerkiksi muutaman kerran vuodessa yhteen paikkaan, josta muut tiedon tarvitsijat voisivat tiedot noutaa. Asiakkaiden aikaa säästyy, kun tietoja ei enää erikseen kerätä, muokata ja lähetetä, vaan se toimitetaan rakenteisessa muodossa kerralla eri tahojen käytettäväksi, Soltin kuvailee.

Soltin muistuttaa, että kaikki muutokset eivät luonnollisesti tule samaan aikaan vaan porrastetusti. Certialla on tarjota tukea, tietoa ja apua aihetta pohtiville ja asian parissa työskenteleville.

– Me pidämme huolta asiakkaistamme koko tämän matkan ajan. Olemme tästä valtavan innoissamme, ja autamme asiakkaitamme myös kehittämään omia prosessejaan, jotta olemme kaikki mahdollisimman hyvin valmistautuneita tuleviin muutoksiin, Soltin päättää.

Itä-Suomen yliopiston talouspalveluita siirtyi Certialle – uudet työkalut ovat saaneet yliopistolta jo kiitosta

Posted on 5.5.20235.5.2023 by Anna Jussila

Vuoden alusta Itä-Suomen yliopiston talouspalveluita siirtyi Certialle. Samalla Itä-Suomen yliopistossa vaihdettiin talouden perusjärjestelmät uusiin ja terävöitettiin yliopiston sisäisiä työskentelymalleja ja -prosesseja. Erityisesti automatiikan hyödyntäminen ja pienempi haavoittuvuus henkilöstön poissaoloille ovat olleet projektin tärkeimpiä tavoitteita.

Certian talousosasto vahvistui vuodenvaihteessa, kun neljän henkilön työpanos siirrettiin osana liikkeen luovutusta Itä-Suomen yliopistolta Certiaan. Käytännössä Certia hoitaa nyt osan yliopiston talouspalveluista, jotka koskevat kirjanpitoa, osto- ja matkalaskuja sekä maksuliikennettä. Lisäksi Certia huolehtii näiden järjestelmien kehityksestä ja ylläpidosta. Osana liikkeen luovutusta talouden järjestelmät ja yliopiston käytössä olevat työkalut vaihdettiin yliopistojen yhteisiin, SAP-pohjaisiin ratkaisuihin.

– Järjestelmien vaihdos oli mittava projekti, joka kesti lähes puolitoista vuotta. Yllättävän hyvin ja sujuvasti on kaikki mennyt ja on saatu positiivistakin palautetta. Etenkin ostolaskujen käsittelyjärjestelmä on saanut kiitosta yliopiston henkilöstöltä, kertoo Itä-Suomen yliopiston talous- ja rahoitusjohtaja Heini Koskenvuori.

Automatiikka ja yhdessä kehittäminen ratkaisivat uuteen palveluun siirtymisen

Muutosten taustalla oli tarve siirtyä toimintavarmempaan ja isompaan järjestelmään, joka mahdollistaa myös automaatioiden ja robotiikan hyödyntämisen. Ensimmäisiä teknisiä avusteita onkin jo päästy ottamaan käyttöön esimerkiksi laskujen reitityksessä, jonka ansiosta lasku ohjautuu automaattisesti oikealle vastuuhenkilölle ilman ihmisen työpanosta. Myös yliopiston haavoittuvuus yksittäisten henkilöiden poissaoloille on pienentynyt, kun talouspalveluista osa tulee nyt Certialta, jolla on isompi taloustiimi.

Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa puolsi vahvasti myös se, että suurin osa korkeakouluista käyttää samaa järjestelmää.

– Korkeakouluja koskevat luonnollisesti samat Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet ja rahoittajien ehdot. Kaikki hyötyvät siitä, kun järjestelmää voidaan kehittää yhdessä. Ennen meillä oli täysin oman järjestelmä ja itsenäinen vastuu kehityksestä palveluntarjoajan kanssa. Oman järjestelmän ylläpitäminen ja kehittäminen vaadittavalle tasolle olisi todennäköisesti aiheuttanut enemmän kustannuksia, Koskenvuori pohtii.

Työskentelyprosesseja uusittiin ja henkilöstön vastuualueita kirkastettiin

Järjestelmien vaihtumisen lisäksi muitakin muutoksia tapahtui samaan aikaan, kuten organisaation tilikarttojen uusiminen. Samalla Itä-Suomen yliopistossa nähtiin tarpeelliseksi käydä läpi sisäisiä työskentelyprosesseja ja toimintamalleja, mikä oli Koskenvuoren mielestä yksi projektin arvokkaimpia asioita:

– Tässä oli hyvä paikka pysähtyä miettimään, mitkä toimintamallimme toimivat ja mitkä tarvitsivat uudistamista. Ennen lähes jokainen talouspalveluiden työntekijä hoiti kaikkia osa-alueita, mutta nyt eri henkilöt ovat pystyneet erikoistumaan ja syventymään tiettyihin osa-alueisiin. Uskon, että tämä lisää myös työhyvinvointia, kunhan toimintatavat vakiintuvat.

Työtahti on ollut tiivis ja muutoksia on tullut paljon lyhyessä ajassa. Koskenvuori on kiitollinen kaikkien projektissa mukana olleiden työpanoksesta:

– Iso kiitos koko omalle henkilökunnallemme sekä erityisesti talouspalvelulle, joka on ollut projektissa tiiviisti mukana. Certialle olen myös kiitollinen heidän antamastaan tuesta koko projektin ajan.

Avainsana: Talouspalvelut