Turun yliopisto teki 5.5.2023 päätöksen ostolaskujen käsittelyn ja matkapalveluiden ulkoistamisesta Certia Oy:lle. Tämän myötä Certian palvelukseen siirtyi Turun yliopiston matkapalveluista 1.11.2023 9 henkilöä. Ostoreskontran henkilöstön siirtyminen tapahtuu helmikuussa 2024.
Muutos kannattaa tehdä näkyväksi
Turun yliopiston liikkeen luovutuksen suunnittelu- ja toteutusprosessissa mukana ollut tiimi kehuu vuolaasti toisiaan hyvin käyntiin lähteneen prosessin tiimoilta. Kaikki kolme haastateltavaa, Heidi Niva-Pikkuvirta Turun yliopistolta sekä Helena Ryhänen ja Heli Lindroos Certialta nostavat henkilöiden yhteistyön ja avoimen kommunikaation erittäin tärkeäksi osaksi onnistunutta lopputulosta.
—Lähtökohdat tähän muutokseen olivat hyvät, koska meillä oli jo entuudestaan yhteistä historiaa Certian kanssa. Olemme tehneet yhteistyötä erilaisten prosessien kehittämisessä ja käytössämme on useita Certian järjestelmiä. Muutoksen äärellä on kuitenkin erittäin tärkeää kuunnella eri tahoja herkällä korvalla ja vastata kysymyksiin, jotka aiheuttavat huolta muutoksen keskellä. Muutos kannattaa tehdä näkyväksi, sanoo prosessissa mukana ollut Turun yliopiston talouspäällikkönä toimiva Heidi Niva-Pikkuvirta.
Ulkoistamispäätös synnytti kysymyksiä, joihin vastattiin
Heli Lindroosilla on yli 5 vuoden työkokemus Turun yliopistolta. Hän on yksi niistä henkilöistä, jotka siirtyivät liikkeen luovutuksessa Certian palvelukseen. Lindroos toimii Certian matkapalvelutiimin esihenkilönä.
—Aika, jolloin odotimme päätöstä ulkoistamisesta, tuntui pitkältä. Kun tilanteeseen tuli ratkaisu, se oli helpotus. Meillä oli paljon kysymyksiä uuteen työnantajaan ja omaan työhömme liittyen. Kysymystulvaamme vastattiin hyvin säännöllisen tiedottamisen kautta. Meille pidettiin myös infotilaisuus, jossa pääsimme tapaamaan yhtiön esihenkilöitä. Kokonaisuus alkoi hahmottua meille pala palalta selkeämmäksi.
Helena Ryhänen on Certian matkapalveluiden palvelupäällikkö. Ryhäsen vastuulla oli mm. käydä Lindroosin kanssa läpi palvelun yksityiskohtaisempaa sisältöä ja suunnitella siirtoon liittyvää prosessia.
—Olin mukana prosessissa sen suunnitteluvaiheessa, mutta olin silti hämmästynyt siitä, miten valmis tiimi oli siirtymään Certialle, kun tapasimme heidät ensimmäistä kertaa, Ryhänen kertoo.
—Marraskuussa toteutettu liikkeenluovutus osui juuri tilinpäätöksen kynnykselle, joka on muutenkin ruuhkainen ajankohta töiden kannalta. Siirtoajankohdasta tulikin siirtyvältä henkilöstöltä palautetta. Vaikutukset heijastuivat jonkun verran loppuvuodesta palveluviiveenä myös yliopistossa. Hyvä asia oli se, että perusteelliset läpikäymiset järjestelmien ja palvelutuotannon osalta pohjustivat sen, että isommilta yllätyksiltä vältyttiin, Niva-Pikkuvirta kertoo.
Avainhenkilöiden roolitus, käyttöoikeudet ja rajapinnat
Siirtoa suunnitellessa paljon keskustelua herätti eri järjestelmät ja niiden käyttöönotto, käyttöoikeuksien jakaminen ja rajapintojen luominen. Prosessien omistajuuksia mietittäessä haluttiin varmistaa ja turvata asiakasorganisaation riittävät pääsy- ja käyttöoikeudet järjestelmiin ja tietolähteisiin. Tiettyjä tehtäviä haluttiin rajata selkeyden vuoksi siirtyvien prosessien ulkopuolelle. Ennen kuin suunnittelussa mentiin yksityiskohtiin, vastuiden jako tehtiin selkeäksi.
—Asioiden hoitamisen kannalta oli olennaista määritellä ja kertoa, ketkä henkilöt tulivat olemaan vastuussa muutoksen toteuttamisesta. Avainhenkilöiden roolitus ja roolien sisällön määrittely helpottaa asioiden eteenpäinviemistä ja vähentää epätietoisuudesta aiheutuvia yhteydenottoja, Niva-Pikkuvirta toteaa.
Elämä uuden työnantajan leivissä
Varsinainen työ certialaisena alkaa käytännössä siitä hetkestä, kun henkilöt siirtyvät asiakasorganisaatiosta virallisesti Certian työntekijöiksi. Jotta uusi työnantaja voi ansaita luottamuksen uusien työntekijöiden silmissä, se vaatii yritykseltä itseltään sitoutumista henkilöstön hyvään jatkoperehdytykseen ja työssä viihtymiseen.
—Meidän tehtävänämme on nyt varmistaa, että hyvin sujunut siirtymisvaihe saa jatkoa niin että he saavat tarvittavan tuen perehdytykseen. On myös tärkeää, että eri puolilla Suomea työskentelevät certialaiset voivat kokea yhteenkuuluvuuden tunnetta, Ryhänen toteaa.
Niva-Pikkuvirta nostaa esille viestinnän merkityksen myös asiakasorganisaatiossa, josta henkilöstöä siirtyy pois:
—Muutoksesta ja uusista yhteyskanavista on tärkeää viestiä sisäisille asiakkaille myös liikkeen luovutuksen jälkeen. Olemme tehneet omaan organisaatioomme viestintäsuunnitelman, jossa muutoksesta tiedotetaan asiakasorganisaation näkökulmasta.
—Elämme nyt uutta arkea certialaisina. Kipukohtiakin on toki ollut, mutta olemme päässeet hienosti eteenpäin. Tunnelma tiimissämme on hyvä samoin kuin näkymämme tulevaisuudesta, Lindroos toteaa.
