Helmikuussa 2023 tuli tasan vuosi siitä, kun Tampereen yliopisto ulkoisti Certialle osan palveluistaan liikkeenluovutuksen muodossa. Muutoksen yhteydessä ja sen jälkeen tapahtui paljon: Certialle on perustettu uudet toimitilat Tampereelle, uusia palveluprosesseja on otettu käyttöön, ja uusia palveluita on luotu. Suurimmassa roolissa on ollut Certian palvelukseen siirtynyt, yli 40:n henkilön asiantuntijajoukko, joita on perehdytetty uusiin toimintamalleihin, työympäristöön ja yrityskulttuuriin.
Kysyimme Tampereen yliopiston johtajilta Emilia Katajajuurelta, Patrik Marjamaalta ja Sari Saastamoiselta miten liikkeenluovutus onnistui heidän näkökulmastaan ja millaisia asioita he painottaisivat vastaavanlaisessa tilanteessa tulevaisuudessa.
Luovuttavan organisaation valmistautuminen
Muutosvaiheessa on tärkeää, että luovuttajan roolissa oleva organisaatio varmistaa oman toimintansa vakaan jatkuvuuden luovutuksen jälkeen. Kun pidemmällä aikavälillä kertynyttä tietotaitoa siirtyy organisaatiosta toiseen, varhainen määrittely auttaa molempia osapuolia hahmottamaan käytettävissä olevat resurssit ja niiden kapasiteetin. Näin liikkeen luovutuksen jälkeen osataan hyödyntää käytössä olevaa osaamista parhaalla mahdollisella tavalla.
—Työntekijöiden roolien ja käytössä olevien prosessien päivittäminen ja yhtenäistäminen kannattaa aloittaa ajoissa luovuttavassa organisaatiossa jo ennen liikkeenluovutusta. Tämä helpottaa ja nopeuttaa uusien palveluprosessien haltuunottoa ja uuteen yrityskulttuuriin sopeutumista, toteavat Emilia Katajajuuri ja Patrik Marjamaa Tampereen yliopistosta.
Liikkeen luovuttajan kannattaa pitää huolta oman organisaationsa tilasta niin, ettei aukkoja synny liikkeen luovutuksen aikana eikä sen jälkeen.
—Muutosvaiheeseen on suositeltavaa nimetä projektipäälliköt, joille määritellään selkeät tehtäväalueet ja varmistetaan projektipäälliköiden resurssit. Heidän tehtävänään on koordinoida ja huolehtia siitä, että tehtäväalueiden sisällä olevat toiminnot on kartoitettu ja että toimintojen jatkuvuus on määritelty. Tällä toimenpiteellä varmistetaan se, että tehtäväalueiden sisällä kaikki tärkeät toiminnot tulee huomioitua ja sovittua käytännöistä, Katajajuuri sanoo.
Liikkeen luovutuksen jälkeen yrityskulttuuriin sopeutuminen ja samanaikaisesti uusien prosessien opetteluun menee aikaa. Myös liikkeenluovuttajan organisaatiossa tulee tehdä muutosta ja henkilöstön omaksua uudet tavat toimia. On inhimillistä, että kehittämistyölle välttämättä löydy sopeutumisvaiheen alussa resursseja.
—Uusien rutiinien löytäminen ja toimintojen vakiintuminen vie aikaa, ja vaikka tahtotilaa toimintojen kehittämiseen löytyy, on realistista todeta, että kehittämistyö lähtee käyntiin pienin askelin. On kuitenkin tärkeää luoda hyvät rutiinit, koska ne luovat tukevan pohjan myös tulevaa, nopeammin etenevää kehitystyötä varten, Sari Saastamoinen sanoo.
Palveluiden ja tarpeiden kohtaaminen
Siirtymävaiheessa järjestelmien toimivuus pitää varmistaa niin hyvin, että käytännössä sen ei pitäisi näkyä asiakkaan suuntaan lainkaan. Certialla siirtymävaiheeseen olikin järjestelmien osalta valmistauduttu erinomaisesti ja siirto sujui erittäin hyvin. Sen sijaan muutos palvelutuotemaiseen käytäntöön on aiheuttanut välillä kysymyksiä. Tietyt asiat sisältävä palvelutuote on rajannut ulos asioita, joita on ennen hoidettu laajassakin skaalassa palvelun yhteydessä. Jos organisaatiossa on totuttu pitkälle vietyyn palveluiden ”räätälöintiin” muutos on saattanut tuntua isolta.
—Palvelukeskuksen toimintojen osalta joudumme käymään keskustelua siitä, mitä riittävä palvelutuote sisältää ja kuka vastaa mistäkin asioista. Teemme työtä tämän asian eteen edelleen, Katajajuuri sanoo.
Muutosvaiheen läpivieminen vaatii sitoutumista
Haastateltavat antavat samansuuntaista palautetta siitä, että Certialla on sitouduttu siihen, että liikkeen luovutus sujuisi mahdollisimman hyvin. Käytännössä tämä näkyy siinä, että ratkaisuja on haettu aktiivisesti ja monimutkaisempiinkin haasteisiin uskalletaan tarttua. Säännölliset seurantakäytännöt luotiin hyvissä ajoin ja lisäpalavereita on kutsuttu koolle lyhyelläkin aikavälillä, jotta asioita saadaan vietyä eteenpäin.
Muutostilanteet eivät ole koskaan helppoja. Kun kaikki osapuolet ovat valmistautuneet huolellisesti ja ovat valmiita työskentelemään saman tavoitteen eteen, muutosvaiheen haitat minimoituvat ja hyödyt realisoituvat nopeammalla aikataululla. Tulevaisuus nähdään myös Tampereella hyvässä valossa.
—Jo nyt olemme saaneet konkreettisia tuloksia ja jatkuvasti käymme läpi parannusehdotuksia mm. talouden prosesseihin. Luotamme siihen, että vahva kumppanuus ja modernit toimintatavat tuovat meille vakautta ja hyvää kykyä hallita organisaatiomme toimintoja, Marjamaa toteaa.
Haastateltavina olivat:
Emilia Katajajuuri, johtaja,
Toiminnanohjaus ja hallintopalvelut sekä henkilöstöpalvelut / Tampereen yliopisto
Certian hallituksen jäsen
Patrik Marjamaa, talousjohtaja
Talouspalvelut, Tampereen yliopisto
Sari Saastamoinen, kehittämispäällikkö
Toiminnanohjaus ja hallintopalvelut / Työnantajatoiminta, Tampereen yliopisto
Toiminut asiantuntijajohtajana ja koordinoijana liikkeen luovutuksessa
