Parhaita ohjelmistorobotiikan käyttökohteita ovat rutiininomaiset työläät ja toistuvat työtehtävät. Certia hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa tällä hetkellä maksuajoihin ja niiden arkistointiin, toimittajien ja asiakkaiden perustietojen ylläpitoon ja ennakkoperintärekisterin tarkastustehtäviin.
Extranetin lomakepalvelu toimii robotin työlistana
Asiakkaiden avauspyyntöjä sekä asiakkaan muutos- ja laajennuspyyntöjä varten on rakennettu Certian extranettiin lomakepalvelu yliopistojen asiantuntijakäyttäjiä varten. Lomakepalvelun kautta yliopiston asiantuntija voi tehdä pyynnön asiakkaan avaamisesta, muutoksesta tai laajennuksesta. Yliopiston käyttäjä näkee omat pyyntönsä listalla ja voi tarvittaessa muuttaa niitä.
Osa lomakepalvelun kautta tallennetuista lomakkeista siirtyy suoraan ohjelmistorobotin työlistalle. Ohjelmistorobotti käy läpi työlistansa ja tekee avaukset tai laajennukset suoraan SAP-järjestelmään. Tietojen tarkastuksessa ohjelmistorobotti käyttää ulkoisia palveluita, kuten ytj-rekisteriä, verkkolaskuosoitteiden tarkastuspalvelua sekä Euroopan komission alv-tunnisteen varmistuspalvelua. Avauksen tai laajennuksen jälkeen ohjelmistorobotti raportoi yliopiston asiantuntijoille työn onnistumisesta. Mikäli ohjelmistorobotti ei pysty tekemään avausta, ilmoittaa se mahdollisista virheistä joko avauspyynnön lähettäjälle tai Certian asiantuntijoille ja pyytää korjaamaan annettua tietoa tarvittavilta osin. Tiedon korjauksen jälkeen ohjelmistorobotti tekee työn valmiiksi.
Lomakepalvelu on avattu yliopistojen asiantuntijoiden käyttöön toukokuun alussa. Pelkästään vuoden 2018 aikana Certiaan saapui lähes 4 000 asiakkaan avaukseen, muutokseen tai laajennukseen liittyviä palvelupyyntöjä ja tämä prosessi pyritään sähköistämään ohjelmistorobotiikan avulla suurelta osin.
Seuraavat käyttökohteet
Seuraavana ohjelmistorobotiikan käyttökohteena on asiakkaiden muutos- ja laajennuspyynnöt sekä matkatili- ja luottokorttitapahtumien nouto SAP Traveliin. Lisäksi ohjelmistorobotiikkaa suunnitellaan laajennettavaksi palkanlaskennan prosesseihin, kuten lomarahan maksamiseen työsuhteen päättyessä. Myös asiakkaat ovat kiinnostuneet ohjelmistorobotiikan käytöstä ja ensimmäiset asiakastoteutukset toteutetaan kevään ja kesän aikana.
