Ostolaskujen automatisointi tulee säästämään monen ostoreskontrassa ja hankintoja tekevän henkilön aikaa tulevaisuudessa. Uudenlainen ajattelu- ja toiminta edellyttää tietoja laskun kohdistamisesta jo tuotteen tilausvaiheessa.
Mitä jos hankintaprosessi voisi olla niin sujuva, ettei laskun tarkistusvaiheessa tarvitsisi kenenkään kysellä, mihin se kuuluu? Tämä on pian jo todellisuutta yhä useammalla Certian asiakkaalla, kun lähivuosina ostolaskuihin liittyviä prosesseja uudistetaan:
– Ostolaskujen käsittely nopeutuu niin reskontrassa kuin hankinnoista vastaavilla henkilöillä. Inhimilliset virheet vähenevät ylipäätään, kun koko ketju on hyvin hallinnassa hankinnasta maksuun, kertoo Petteri Hiltunen, joka työskentelee Certian taloudenpalvelutuotannossa palvelupäällikkönä.
Automaatio vähentää manuaalisen työn tarvetta
Tähän asti ostolaskujen tarkistuksessa yhtenä merkittävimmistä haasteista on ollut se, ettei laskun saapuessa tiedetä, mihin se kuuluu. Tämä aiheuttaa luonnollisesti paljon manuaalista työtä ostoreskontralle ja on organisaatiolle myös kallista ja aikaa vievää.
– Ennen on soitettu ja tilattu tuote ja siirretty murhe tuotteen kohdistamisesta tuonnemmas. Tulevaisuudessa tiedostettu tekeminen siirtyy jo tilaamisvaiheeseen, Hiltunen avaa.
Tavoitteena onkin saada koko ketju hallituksi heti hankintapäätöksestä saakka niin, että jo tuotteen tilaamisvaiheessa tiedettäisiin, mihin lasku eli sen kustannus kohdistetaan.
– Kun data on määrämuotoisessa ja koneluettavassa muodossa, se on helppo automatisoida. Tällöin manuaalinen työ vähenee, ja prosessi tehostuu huomattavasti. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että tiedetään jo tuotteen hankintavaiheessa, mihin tuleva lasku kohdistetaan, Hiltunen kertoo.
Certian asiakkaista yli kolmanneksella on käytössä tekoäly ostolaskujen käsittelyssä
Certiassa ennalta määritetty tilaaminen tarkoittaa esimerkiksi tilauslomaketta, johon asiakas syöttää tiedon laskun kohdistamisesta, esimerkiksi tilattavan tuotteen kustannuspaikan.
– Tavoitteenamme on, että yhä useampi asiakkaistamme ottaa tämän käyttöön. Uutta versiota tilauslomakkeesta aletaan kehittää vielä loppuvuodesta 2023, Hiltunen sanoo.
Hiltunen arvioi, että osasta laskuja tulee jatkossakin puuttumaan tarvittavia tietoja. Näiden tietojen ennustamiseen tarvitaankin tekoälyn apua:
– Tulevaisuudessakin tulee olemaan sellaista hankintaa, jota ei tehdä tämän sapluunan mukaan eli käytännössä tulee niin sanottuja pimeitä laskuja, joista kukaan ei tiedä, mihin ne kuuluvat. Tässäkin tulee tekoälyllä olemaan edelleen olennainen rooli avustavana toimijana, Hiltunen pohtii.
Hankinnasta maksuun -periaate vaatii uuden ajattelu- ja toimintatavan
Yli kolmannes Certian asiakkaista hyödyntää tekoälyä ostolaskujensa käsittelyssä. Yhä sujuvampi ennakoitavuus vaatii asiakkailta nykyisten toimintamallien ja käyttäytymistapojen muutosta, jotta koko ketju hankinnasta maksuun saadaan toimivaksi ja automatisoiduksi alusta saakka.
Certiasta tarjotaan tukea, apua ja ratkaisuja asiakkaan koko matkan ajaksi:
– Ratkaisuna tarjoamme teknistä ratkaisua eli ostolaskuille uudenlaista kierrätysratkaisua sekä sen kanssa toimivaa tekoälyä. Tämän lisäksi tarjoamme tietysti tukea ja vastauksia siihen, kuinka prosessin pitäisi mennä, jotta tämä tekninen ratkaisu toimisi mahdollisimman hyvin.
