Vuoden 2018 aikana Certiasta laitettiin maksuun 50 882 palkkiota, joista suurin osa on vaatinut paperilomakkeen. Järjestelmäkehityksen myötä Certia pystyy tarjoamaan Mepco HRM asiakkailleen täysin sähköisen palkkiolomakkeen syksyllä 2019.
Palkkio aloitetaan yliopiston toimesta Mepco-järjestelmässä
Sähköisen palkkiolomakkeen mallissa palkkioprosessi aloitetaan aina yliopiston toimesta. Palkkiosta sopinut yhteyshenkilö voi aloittaa sähköisen palkkiolomakkeen, kunhan tietää palkkionsaajan nimen, sähköpostiosoitteen sekä palkkion tiedot (ajankohdan, hinnan ja organisaatiotiedot). Palkkiolomakkeita on kahta mallia, sisäisten palkkionsaajien lomake sekä ulkoisten palkkiosaajien lomake. Yliopistolla työsuhteessa olevien palkkionsaajien lomake kiertää Mepcon sisällä palkkionsaajalla sekä asiatarkastajalla ja hyväksyjällä. Ulkoisen palkkionsaajan lomake lähetetään uuden palkkiomodulin kautta palkkionsaajan tarkastettavaksi.
Ulkoisten palkkionsaajien ulkorajapintaan kirjaudutaan pankkitunnuksilla
Ulkoiset palkkionsaajat saavat palkkion tallentamisen jälkeen itselleen sähköpostilinkin, josta pääsevät täydentämään omat tietonsa palkkiolaskulle. Palkkionsaaja kirjautuu uuteen palkkiomoduliin omilla verkkopankkitunnuksillaan ja täydentää omat osoite- ja pankkitilitietonsa sekä toteutuneen työmäärän. Ensimmäisessä vaiheessa palkkionsaaja tarvitsee suomalaisen pankkitilin kirjautumista varten. Palkkion tietojen täydentämisen jälkeen palkkionsaaja lähettää lomakkeen eteenpäin ja se palaa yliopiston palkkionkäsittelijöiden työlistalle.
Sähköinen asiatarkastus ja hyväksyntä lomakkeella
Ulkorajapinnan jälkeen lomake palaa yliopistojen palkkionkäsittelijöiden työlistalle. Yliopiston asiantuntijat tarkastavat palkkion tiedot ja lähettävät lomakkeen eteenpäin asiatarkastukseen ja hyväksyntään. Asiatarkastajat ja hyväksyjät saavat sähköpostiinsa koontiviestin mukana ilmoituksen saapuneesta palkkiolomakkeesta ja pääsevät Mepco-portaalin saapuneet lomakkeet –näkymän kautta tarkastamaan ja hyväksymään palkkion. Hyväksynnän jälkeen lomake siirtyy Certian palkanlaskennan käsittelyyn.
Sähköinen palkkiolomake käyttöön syksyllä 2019
Tällä hetkellä sähköinen palkkiolomake on testausvaiheessa Certialla ja toimittaja Accountor HR Solution toteuttaa vielä muutamia toiminnallisuksia palkkiolomakkeen osalta. Ensimmäisinä asiakkaina sähköisen palkkiolomakkeen saavat käyttöönsä Mepco HR-järjestelmää käyttävät Itä-Suomen yliopisto ja Taideyliopisto. Myös yliopistot pääsevät itse testaamaan palkkiolomakkeen toiminnallisuuksia ennen käyttöönottoa.
