Tampereen yliopisto suunnittelee tiettyjen talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvien palvelujen ulkoistamista

Tampereen yliopisto suunnittelee tiettyjen talouspalveluiden, palkka- ja palkkiopalveluiden, matkahallintopalveluiden ja myyntilaskutuksen osittaista ulkoistamista Certia Oy:lle vuoden 2022 alusta lukien.

Ulkoistaminen tapahtuisi liikkeenluovutuksella, jolloin siirtyviä palveluja tuottava henkilöstö siirtyisi Certia Oy:lle vanhoina työntekijöinä. Siirtyvän henkilöstön määrä olisi noin 40. Tampereen yliopisto käynnistää keskitettyjä tukipalveluja koskevan yhteistoimintamenettelyn. Neuvottelualoite on annettu 13.9.2021.

Tampereen yliopistolle liikkeenluovutus mahdollistaisi talouspalveluiden ja henkilöstöhallinnon prosessien laajemman automatisoinnin ja tehostamisen sekä voimavarojen selkeämmän profiloitumisen ydintoiminnan tarpeita tukeviksi. Yliopiston tarvitsemat palvelut saataisiin vastaamaan täsmällisesti palvelutarpeita ja digitalisaation tuomat hyödyt voitaisiin ottaa laajasti käyttöön.

Certialle liikkeenluovutus olisi yksi osa yhtiön strategian mukaista palveluiden laajentumista. Tampereen yliopiston uusi asiakkuus ja sen tuoma kasvu vahvistaisi Certian toimialaosaamista palkka- ja taloushallinnossa sekä mahdollistaisi yhtiössä oman ydintoiminnan kehittämistä. Neuvoteltavaan sopimukseen sisältyisivät palkkahallinto, palkkioiden käsittely, ostolaskujen käsittely, keskitetty myyntilaskutus ja matkapalvelut. Certialla on vahva käytännön kokemusta tällaisten palveluiden tuottamisesta. Samassa yhteydessä Tampereen yliopiston hr- ja matkahallinnonjärjestelmät vaihtuisivat osaksi Certian järjestelmäpalveluja. Liikkeenluovutuksen yhteydessä Certia suunnittelee perustavansa uuden toimipaikan Tampereelle.

Certia Oy on yliopistojen omistama osakeyhtiö, josta Tampereen korkeakoulusäätiö omistaa 13,79%. Certia Oy tuottaa palveluita yliopistolle ja ammattikorkeakouluille. Yhtiön palveluissa huomioidaan toimialan erityistarpeet. Tampereen yliopiston taloushallintopalveluja tuotetaan jo ennestään Certiassa. Certian nykyiset toimipaikat sijaitsevat Vaasassa ja Joensuussa.

Itä-Suomen yliopisto ulkoistaa talouspalveluiden peruspalvelut Certia Oy:lle

Itä-Suomen yliopisto ulkoistaa talouspalveluiden peruspalvelut Certia Oy:lle vuoden 2023 alusta alkaen. Yliopiston hallitus päätti asiasta kokouksessaan 6.9.2021.

Ulkoistaminen tapahtuu liikkeenluovutuksella, jolloin siirtyviä palveluja tuottava henkilöstö siirtyy Certia Oy:lle vanhoina työntekijöinä. Siirtyvien henkilöiden määrän arvioidaan olevan neljä.

Yliopistolle liikkeenluovutus mahdollistaa talouspalveluiden prosessien laajemman automatisoinnin ja tehostamisen, joka olisi muutoin yksittäiselle yliopistolle kannattamatonta toteuttaa. Muutoksen avulla yliopisto saa palveluita, jotka vastaavat täsmällisesti yliopiston palvelutarpeita. Samalla rutiinitöiden automatisoiminen vapauttaa aikaa kokonaisuuksien hallintaan.

Certialle liikkeenluovutus on yksi osa strategian mukaista palveluiden laajentumista. Uusi asiakkuus ja sen tuoma kasvu vahvistaa Certian toimialaosaamista taloushallinnossa sekä mahdollistaa yhtiössä oman toiminnan kehittämistä.

Sopimukseen sisältyvät talousjärjestelmän käyttöönottoprojekti ja itse järjestelmän käyttöpalvelu sekä talouden peruspalvelut, eli osto- ja myyntireskontra, kirjanpito, maksuliikenne sekä matkalaskut, joiden tuottamisesta Certialla on vahva käytännön kokemus.

Certia Oy on yliopistojen omistama osakeyhtiö, josta Itä-Suomen yliopisto omistaa 18,12 %. Certia Oy tuottaa palveluita  yliopistolle ja ammattikorkeakouluille. Yhtiön palveluissa huomioidaan toimialan erityistarpeet. Itä-Suomen yliopiston palkanlaskentapalvelut tuotetaan jo ennestään Certiassa. Certian toimipaikat sijaitsevat Vaasassa ja Joensuussa.

Certiasta taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto

Kevään aikana taloushallintoliitto on audítoinut Certian toiminnan ja hyväksynyt Certian auktorisoiduksi jäseneksi. Auktorisointi on osa Certian laadunhallintaa.

Mitä auktorisointi tarkoittaa?

Taloushallintoliiton auktorisointi varmistaa, että Certian toimintatavat, järjestelmät ja taloudellinen tila on tarkastettu ja valvottu. Henkilöstö on koulutettua, osaamista pidetään yllä ja siitä raportoidaan. Palveluista sovitaan kirjallisilla sopimuksilla ja vastuuvakuutus turvaa palvelun. Lisäksi auktorisointi edellyttää, että toiminta on lain mukaista ja uudet säännökset huomioidaan hyvissä ajoin ennen niiden voimaantuloa.

Mikä on taloushallintoliitto?

Suomen Taloushallintoliitto ry (TAL) on taloushallinnon palveluja tarjoavien auktorisoitujen yritysten ja yhteisöjen valtakunnallinen toimialaliitto. Taloushallintoliitto auktorisoi taloushallinnon palveluita tarjoavia yrityksiä ja yhteisöjä ja sen päämääränä on kehittää toimialaa yhdessä jäsenyritystensä kanssa. Taloushallintoliitto valvoo alan etuja sekä tarjoaa alan yrityksille räätälöityjä palveluja kuten koulutusta, toimialauutisia ja tutkimuksia.

RPA-kauppa avattu Certian extranettiin

Certian extranettiin on avattu RPA-kauppa, josta voi lukea Certian toteuttamista ohjelmistorobotiikan ratkaisuista, tuoda esiin uusia ideoita ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä tai keskustella ohjelmistorobotiikasta keskustelupalstalla. Löydät sieltä myös videon ohjelmistorobotin työpäivästä.

Ohjelmistorobotiikan toteutuksia ja tulevia toteutuksia

Certia on automatisoinut robotiikan avulla useita sisäisiä prosesseja, sekä toteuttanut jo muutamia ohjelmistorobotiikan ratkaisuja asiakkaiden tarpeisiin. Uusia toteutuksia suunnitellaan ja toteutetaan parhaillaan koko ajan lisää. RPA-kaupan kautta voit lukea lisää ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä Travel-tositteiden keräyksestä tilintarkastajalle, Suomen Akatemian laskutuksen automatisoinnista tai opintosuoritusten kirjaamisesta.

Analyysiworkshopit apuna käyttökohteiden määrittämisessä

Osana palvelua Certia pitää asiakkaille analyysiworkshoppeja, joissa käydään läpi asiakkaan valitsemia prosesseja, joihin kaivataan keinoja työn sujuvoittamiseen, tehostamiseen tai laadun parantamiseen. Analyysiworkshopissa tutkitaan, miten prosesseja voitaisiin kehittää, missä kannattaa tehdä järjestelmäkehitystä ja missä kohdissa voidaan hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa. Yhdessä käydyn prosessianalyysin perusteella tehdään asiakkaille suositukset prosessin kehityksestä ja järjestelmäkehityksestä sekä valitaan sopivat käyttökohteet, joihin Certia voi ohjelmistorobotin toteuttaa.

RPA-kauppa löytyy Certian extranetistä

RPA-kauppa löytyy Certian extranetistä osoitteesta: https://certiaoy.sharepoint.com/sites/extranet/RPAKauppa. Käyttöoikeudet extranettiin on yliopistojen yhteyshenkilöillä ja Certian lomakepalvelun käyttäjillä. Käyttöoikeuden voi myös pyytää Järjestelmäautomaatioiden palvelupäälliköltä Toni Moilaselta (toni.moilanen@certia.fi).

SAP HR yliopistojen Mepco käyttöönottoprojekti aloitettu

SAP HR –järjestelmää käyttävien yliopistojen (Jyväskylän yliopisto, Lappeenrannan yliopisto, Oulun yliopisto, Turun yliopisto ja Vaasan yliopisto) Mepco HR-järjestelmän käyttöönottoprojekti on aloitettu lokakuussa.

Projektin tavoitteena on ottaa käyttöön Mepcon HR-toiminnallisuudet 1.6.2020. Jyväskylän yliopisto, Lappeenrannan yliopisto, Oulun yliopisto ja Vaasan yliopisto käyttävät jo nyt Mepcon palkkamoottoriratkaisua ja nyt järjestelmää laajennetaan HR-toiminnallisuuksiin. Turun yliopisto siirtyy käyttämään sekä Mepcon palkkamoottoria että HR-toiminnallisuuksia. Projekti on aloitettu koulutuksilla marraskuun alussa ja yliopistojen kanssa käydään järjestelmän osa-alueita läpi tammikuulle asti.

Testaukset pidetään helmi-maaliskuussa, jonka jälkeen aloitetaan käyttöönoton valmistelu. Käyttöönoton jälkeen yliopistojen Mepco-portaaliin laajennetaan käyttöönotossa sovitut lomakkeet työntekijälle, esimiehelle ja HR-asiantuntijoille. Kesäkuun käyttöönoton jälkeen Mepcon kautta mm. perustetaan uudet työsuhteet, käydään YPJ- ja kehityskeskustelut ja ilmoitetaan poissaolot.

Lapin korkeakoulukonserni Certian asiakkaaksi

Lapin korkeakoulukonserni on tehnyt päätöksen siirtyä Certian asiakkaaksi 1.1.2021 lähtien. Certia hoitaa jo tällä hetkellä Lapin yliopiston taloushallinnon palvelut SAP-järjestelmällä. Asiakkuuden laajentumisen myötä Certia hoitaa 1.1.2021 myös Lapin ammattikorkeakoulun taloushallinnon SAP-järjestelmällä sekä Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun henkilöstöhallinnon Mepco HR ja palkat –järjestelmällä.

Asiakkuusprojektin valmistelu käynnissä
Lapin korkeakoulukonsernin asiakkuusprojekti sisältää Lapin ammattikorkeakoulun SAP-taloushallinnon käyttöönottoprojektin ja Lapin yliopiston sekä Lapin ammattikorkeakoulun Mepco HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönottoprojektin. Osana projektia on palvelun haltuunotto sekä taloushallinnon että henkilöstöhallinnon osalta. Projektissa on käynnissä tällä hetkellä valmisteluvaihe ja varsinainen projektityöskentely aloitetaan vuonna 2020.