Certiallakin lomaillaan nyt kun on kesä!
Olemme jaksottaneet lomamme niin, että palvelemme normaaliin tapaan tutuissa kanavissa myös kesän ajan!
Yhteystietomme löytyvät täältä: https://www.certia.fi/certia/yhteys-2/
Toivotamme kaikille asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme aurinkoista kesää!
(Tiivistelmä toimitusjohtajan katsauksesta yrityksen vuosikertomuksesta.)
Vuoden 2023 toiminta kulminoitui vakaaseen peruspalvelujen tuottamiseen, kehitykseen ja kasvuun. Strategiakauden merkittävin kehityshanke, talousjärjestelmän uudistus, onnistui hankkeena hienosti.
Automaatiostrategian mukaiset toimet etenivät ja yhtiö investoi uusiin automaatioratkaisuihin. Asiakkaat löysivät yhtiön kehittämistiimin ja kehittämisen kohteina oli erityisesti hr- ja matkoihin liittyvät prosessit, taloushallinnon yhdenmukaistamiseen tähtäävät toimet ja valmistautuminen reaalitalouden vaateisiin.
Yhtiön liiketoiminta ja henkilöstö kasvoivat Turun yliopiston ja Tampereen ammattikorkeakoulun liikkeenluovutuksilla. Lisäksi yhtiö laajensi palveluitaan ostamalla tiedetapahtumia tuottavan yhtiön. Yhteenvetona voidaan todeta, että tilikausi meni hyvin ja yhtiölle asetetut tavoitteet saavutettiin.
Certian toiminta on hyvin fokusoitunutta ja sen erityispiirteenä on ehjä tietoarkkitehtuurirakenne. Certia on kyennyt tuottamaan vuosien varrella merkittävää taloudellista hyötyä asiakkaille, ja on lunastanut paikkansa asiakkaiden strategisena kehityskumppanina hallinnon kehittämiseen liittyvissä asioissa.
Säännelty toimiala vaatii erityisratkaisuja ja toimialaa pintaa syvemmältä tunteva asiantuntijoita joihin asiakkaat voivat luottaa sataprosenttisesti.
Yhtiön tulevaisuutta ja sen kasvu- ja kehitysstrategian toteuttamista varjostaa maan hallitusohjelmassa kirjattu tavoite rajoittaa inhouse-yhtiöiden toimintaa. Mikäli toimintaa rajoitetaan suunnitelmien mukaisesti asiakaskorkeakoulujen saavuttamat hyödyt, eli 60 % hinnanalenema palvelukeskustoiminnan kautta, sulavat pois ja kustannukset nousevat ja korkeakoulut joutuva tekemään mm. suuria investointeja uusiin tietojärjestelmiin.
Certialla eletään vahvasti tätä hetkeä ja tehdään sitkeästi strategian mukaisten asioiden edistämistä hyvässä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Samalla kun normaalin työn rinnalla varaudutaan mahdolliseen inhouse-toiminnan rajaukseen, yhtiön arvojen merkitys korostuu entisestään.
Yrityksessä vaalitaan yhteisöllisyyden tuomaa positiivista tunnetta ja herätellään luottamusta tulevaan. Henkilöstön ja asiantuntijoiden jaksamista tuetaan kaikissa tilanteissa. Asiasta puhutaan avoimesti sekä henkilöstön että kaikkien sidosryhmien kesken. Lisäksi yrityksessä muistetaan jo tähän mennessä tehdyn työn tulokset, josta voidaan olla ylpeitä. Fokus pidetään edelleen kehittämiseen tähtäävissä toimissa.
Tutustu Certian vuosikertomukseen täällä.
Kuva: Yliopiston ja Certian ”vastinparit” kertovat, että palveluiden kehittäminen ja prosessien parantaminen jatkuu hyvässä yhteistyössä. Kuvassa vasemmalta Harri Helenius, Kristiina Baarman, Heli Lindroos ja Timo Iitti.
Talouden tasapainottamisohjelmaan kuuluvan matkapalveluiden ja ostolaskujen käsittelyn ulkoistamisen yhteydessä Certialle siirtyi työntekijöitä viime vuoden lopulla ja tämän vuoden alussa. Alkuun uusissa toimintatavoissa oli runsaasti opeteltavaa ja teknisiä haasteitakin ilmeni. Palvelut saatiin kuitenkin toimimaan nopeasti ja palvelut ovat saaneet asiakkailta positiivista palautetta.
Yliopiston hallitus päätti ostolaskujen käsittelyn ja matkapalveluiden liikkeen luovutuksesta Certia Oy:lle kokouksessaan toukokuussa 2023. Palvelujen ulkoistaminen kuului yliopiston talouden tasapainottamisohjelmaan.
Yliopiston matkapalvelut siirtyivät Certian hoidettaviksi 1.11.2023 ja ostoreskontrapalvelut 1.2.2024. Sisäinen laskutus jäi yliopiston talouspalveluiden hoidettavaksi.
Palvelujen ulkoistamisen myötä Turun yliopistosta siirtyi Certialle yhteensä 17 työntekijää. Muutoksella ei ollut ole lähtökohtaisesti vaikutusta henkilöstön työsuhteen ehtoihin. Työntekijät siirtyivät Certian palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä ja työpaikat säilyivät Turussa.
Yliopiston ja Certian välille on luotu yhteyshenkilöjärjestelmä, joka on osoittautunut toimivaksi.
Yliopiston talouspalveluiden matkapalveluiden yhteyshenkilö Kristiina Baarman kertoo, että muutoksen realisoituessa kaikki sujui paremmin kuin ehkä odotettiin ja tehtävät löysivät omat tekijänsä mutkattomasti.
– Yhteistyö on sujunut todella hyvin, tuttuihin ihmisiin on helppoa olla yhteydessä puolin ja toisin. Teimme pitkään yhdessä töitä, joten kommunikointi on edelleen sujuvaa. Certialaiset osaavat työn ja tuntevat yliopiston tavat ja ohjeet matkustukselle.
– Saadun palautteen perusteella Certian palveluihin ollaan tyytyväisiä, mutta myös siihen, että yliopistolla on matka-asioista vastaava henkilö tavoitettavissa. Alkuun matkustajilla saattoi olla pientä vaikeutta löytää oikea osoite matka-asioille, mutta nyt matkapalveluiden osoite, utu.matkat@certia.fi, on jo tuttu suurimmalle osalle.
Certiaan siirtynyt matkapalveluiden yhteyshenkilö Heli Lindroos sanoo, että muutosta oli käyty aktiivisesti läpi tiimin kesken yliopistolla esihenkilön ja hyvinvointipalveluiden kanssa.
– Muutosta oli ehditty sulatella, keskustella ja käsitellä varsin kattavasti. Certiassa otettiin meidät lämpimästi vastaan ja perehdytykset olivat järjestetty kattavasti. Yhteistyö sekä viestintä yliopiston yhteyshenkilön kanssa on sujuvaa.
– Palveluissa oli pientä viivettä alussa Certian puolella johtuen uusien järjestelmien käyttöönotosta. Henkilöstöllä oli myös paljon uutta opittavaa. Siirtoajankohta loppuvuodesta oli keskellä vuoden kiireisintä aikaa ja käsittelyajat venyivät asiatarkastuksen osalta. Kaikesta tästä kuitenkin selvittiin hienosti, kiitos työntekijöiden ammattitaidon ja motivoituneen asenteen. Henkilöstö on ollut erittäin innostunutta Certiassa työskentelystä.
Yliopiston talouspalveluiden ostolaskujen yhteyshenkilö Timo Iitti kertoo, että teknisiä ongelmia havaittiin etenkin siirtymän yhteydessä, mutta nämä on pääosin saatu selätettyä.
– Muutosta helpotti, kun Certiaan siirtyneillä oli tietotaito asioiden hoitamisesta. Asioiden hoito tuttujen vanhojen kollegoiden kanssa toimii hyvin. Kun kummallakin osapuolella on jo ennestään jonkinlainen käsitys selviteltävästä asiasta ja ymmärrys yliopiston talousprosessien toiminnasta, on yhteistyö sujuvampaa verrattuna täysin ulkopuolisten kanssa asiointiin.
– Uuden toimintakulttuurin omaksuminen ja järjestelmätekniset asiat ovat tuoneet jonkin verran haasteita palvelun tuottamiseen verrattuna liikkeenluovutusta edeltävään aikaan, mutta näiden suhteen kehitystoimet jatkuvat yhteistyössä Certian kanssa.
Certianostolaskujen yhteyshenkilö Harri Helenius kertoo, että kokonaisuutena muutos on sujunut erittäin hyvin ottaen huomioon monet uudistukset. Kehitettävää olisi ollut muutosviestinnässä, ja tekniset haasteet aiheuttivat aluksi päänvaivaa.
– Alussa kun meillä oli paljon perehdytettävää, niin palvelun taso laski hieman. Certian puolesta nähtynä palvelu on toiminut aika lailla sovitunlaisesti tämän jälkeen, laskut ovat asiatarkastettu ajallaan ja viiveitä ei tämän osalta ole ollut.
– Yhteistyö on ollut hyvää yliopiston suuntaan ja apua on ollut saatavilla tarvittaessa. Muutosvalmennus, joka järjestettiin Certian puolesta, koettiin hyväksi. Työntekijät ovat olleet tyytyväisiä, että siirto yliopistolta Certiaan tapahtui, vaikka yliopistollakin viihdyttiin.
Teksti: Turun yliopisto / Tuomas Koivula
Kuvat: Turun yliopisto / Suvi Harvisalo
Teksti on julkaistu jo aiemmin Turun yliopiston intranetissä.
Tervetuloa tutustumaan Certian Vaasan toimipisteeseen!
Tässä faktaa Vaasan toiminnoista:
Ja tässä vielä nippelitietoa Vaasasta:
Tiesitkö, että Vaasan asukkaista jopa joka viides on yliopisto-opiskelija!
Kiinnostaisiko sinua työskennellä Certialla Vaasassa, tai muissa toimipisteissämme?
Kurkkaa avoimet työpaikkamme ja toimipisteidemme sijainnit täältä:
Työpaikat: https://www.certia.fi/toihin-meille/avoimet-tyopaikat/
Toimipisteet: https://www.certia.fi/certia/yhteys-2/
Elina Rantasella ja Elina Laajavuorella on yhteensä yli 50 vuoden työkokemus Turun yliopistolta eri työtehtävistä. Ei siis ole ihme, että yliopiston työyhteisöstä, työnteon kulttuurista ja työympäristöstä on tullut molemmille varsin tuttu ja turvallinen paikka. Tilanne kuitenkin muuttui marraskuussa 2023, jolloin Turun yliopiston matkapalvelut siirtyivät liikkeen luovutuksessa Certialle. Toukokuussa tullut päätös muutoksesta aiheutti työntekijöissä epävarmuutta, ja lisätietojen tarve oli suuri. Matkapalveluiden tiimi päätti toimia asioiden selvittämiseksi heti.
— Meidän tiimissämme on hyvä yhteishenki. Kun tieto ulkoistamispäätöksestä tuli, meille oli luontevaa kokoontua oman tiimin kanssa yhteen. Emme jääneet vellomaan epätietoisuuteen, vaan aloimme itse ottaa aktiivisesti asioista yhdessä selvää, Laajavuori kertoo.
Tiimi kokoontui viikoittain keskenään ilman esihenkilöä, joka oli tietoinen kokoontumisista ja antoi tälle täyden hyväksynnän.
— Tiimin vertaistuki oli tärkeää, koska olimme kaikki samassa tilanteessa ja saimme jakaa siellä ajatuksiamme. Selvitimme yhdessä faktoja mm. ammattiliittoon, työterveysasioihin ja muihin käytännön asioihin liittyen. Haimme myös keskusteluapua Turun yliopiston hyvinvointipalveluista, mikä koettiin tosi hyväksi asiaksi. Kun siirto tapahtui, koimme, että asiat oli käyty perusteellisesti läpi ja olimme henkisesti valmiita uuteen, Rantanen sanoo.
Kummallakaan henkilöllä ei ollut ennakko-odotuksia uudesta työnantajasta, eikä heistä kumpikaan tuntenut certialaisia etukäteen. Kun tiimi pääsi keskustelemaan certialaisten kanssa, heille kävi nopeasti ilmi, että Certialla työntekijöistä pidetään hyvää huolta ja siellä viihdytään erinomaisesti.
— En vaihtaisi enää takaisin vanhaan työhöni, vaikka siinä hyvin viihdyinkin. En olisi uskonut, että sanon näin ja vieläpä näin pian, Laajavuori naurahtaa.
Myös Rantanen on samaa mieltä: ” Meidät on otettu Certialla tosi hyvin vastaan. Olemme tunteneet olomme tervetulleiksi alusta lähtien.”
Arki ei ole muuttunut mitenkään valtavasti kummankaan henkilön osalta. Alun tiivistä perehdytysjaksoa lukuun ottamatta molemmat hyödyntävät laajoja etätyömahdollisuuksia ja työskentelevät suurimman osan ajasta etänä, kuten he tekivät aiemminkin.
—Käytännössä hoidamme samoja asioita kuin ennenkin, mutta eri tavalla. Töitä tehdään myös samojen ihmisten kanssa, vain roolit ovat muuttuneet: entiset työkaverit ovat nykyään meidän asiakkaitamme. Palveluun kuuluvat päivystysvuorot ovat ehkä ainoa täysin uusi tehtävä, mutta päivystysvuorot on hyvin organisoitu ja vuorot vaihtelevat viikoittain, molemmat kertovat.
Uudet työsuhde-edut on otettu ilolla vastaan. Työsuhdepolkupyörä, säännölliset henkilökunnan yhteiset aamiaistapahtumat, E-passi edut ja mm. työkykyvakuutus koetaan kivana bonuksena palkan lisäksi. Myös modernit työvälineet ja niiden nopea hankinta on ollut iloinen yllätys.
—On tärkeää, että näyttöpäätetyöskentelyssä työvälineet ovat kunnossa. Certialla on hoidettu nämä hienosti, pyyntöihin reagoidaan nopeasti ja meitä kuunnellaan, Laajavuori toteaa.
Certian S/4 HANA -projekti saatiin onnistuneesti käyttöönottovaiheeseen lokakuun loppupuolella 2023.
S/4 HANA on SAPin uusi versio, joka otettiin käyttöön, koska vanhan version tuki on päättymässä. Käyttäjille uusi versio tuo parempaa käytettävyyttä ja järjestelmäkehityksen näkökulmasta uudesta versiosta on hyötyä erityisesti jatkokehittämisen kannalta.
Iso osa projektista oli loppukäyttäjille ”näkymätöntä” työtä, koska suurin osa työstä tehtiin järjestelmän sisällä. Loppukäyttäjille näkyvimmät muutokset tehtiin palveluportaaliin, joka luotiin kokonaan uudestaan. Projektin aikana luotiin myös uusi myyntilaskutussovellus ja projektien luontiin tarkoitettu sovellus.
—Lähtökohtana uudistustyössä on prosessin oikaiseminen niin, että kirjaukset tehtäisiin lähtökohtaisesti heti oikeaan paikkaan niin, ettei tuplakirjauksia tarvitsisi tehdä tai tietoa tarvitsisi kierrättää eri henkilöiden kautta, kertoo Certian talousjärjestelmien palvelupäällikkö Saija Jänkävaara.
Käyttöönottoa edelsi reilun puolentoista vuoden mittainen projekti, jonka aikana järjestelmää rakennettiin systemaattisesti, pala palalta eteenpäin.
—Kun järjestelmäuudistuksia tehdään toimintoihin, joissa liikkuu rahaa, virheitä ei saa tulla. Totta kai meitä jännitti, miten kaikki onnistuu. Kun suunnittelimme siirtymävaihetta, pyrimme minimoimaan kaikki mahdolliset riskitekijät ja siksi pidimme kehittämisen tiukasti rajatun raamin sisällä, Jänkävaara sanoo.
Suunniteltu aikataulu piti hyvin ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön 24.10. Lopputulos käyttöönotosta oli Certian näkökulmasta erinomainen: tuotantokäyttö alkoi sujuvasti ja ongelmitta.
S/4 HANA on asiantuntijajärjestelmä, joka tuo käyttäjälleen olennaiset ominaisuudet lähelle ja helposti käytettäväksi. Nykyisessä versiossa käyttäjän ei tarvitse osata alkuperäisen SAPin käyttöä, vaan hän pääsee syöttämään ja hallinnoimaan rajattua osa-aluetta graafisen käyttöliittymän (SAP Fiori) kautta. Käyttöoikeuksien rajaamisen kautta käyttäjälle avautuu SAP:sta juuri niin paljon tai vähän toiminnallisuuksia kuin prosessissa tarvitaan.
—Käyttäjähallinta voi olla organisaatioille iso kuluerä, jos se sisältää paljon manuaalista työtä. Jokainen manuaalinen vaihe lisää merkittävästi myös tietoturvariskiä. Uudessa versiossa käyttöoikeuksien sisältö on selkeästi hahmotettavissa.
Käyttöönottovaihe ja käyttöoikeuksien jakaminen tehtiin asiakkaalle mahdollisimman vaivattomaksi. Käyttöönotossa nykyiset käyttöoikeudet siirrettiin sellaisenaan suoraan uuteen versioon, jonka jälkeen asiakas pääsi hallinnoimaan niitä.
Järjestelmäkehitystä tehdessä alan asiantuntijatkin oppivat aina jotain uutta. Käyttäjien antama palaute testausvaiheessa on arvokasta tietoa, vaikka se toisikin kehitystyöhön takapakkia.
—Saamamme palaute auttaa meitä parantamaan toimintatapojamme. Säännöllinen viestintä projektin vaiheista on otettu hyvin vastaan ja se on koettu mielekkääksi myös työryhmän näkökulmasta. Pohdimme sitä, miten saisimme osallistettua asiakkaat kehitysprojektiin niin, että he kokisivat sen mielekkääksi ja hyödylliseksi.
Järjestelmien kehitystyössä joudutaan lähes aina tekemisiin laajojen kokonaisuuksien kanssa, joissa pienenkin asian muuttaminen vaatii paljon varmistamista ja testausta.
—Järjestelmäkehittäminen on pitkänsitkeää tekemistä, jossa testausta tehdään koko ajan kehittämistyön varrella. Tämä varmistaa sen, että mahdollisiin ongelmiin ja ”bugeihin” päästään kiinni optimaaliseen aikaan. Ongelmia on huomattavasti helpompi oikaista kehitysvaiheessa, kuin jos ne todettaisiin vasta käyttöönoton jälkeen.
Vaasa: Silmukkatie 6, 65100 Vaasa
Joensuu: Rantakatu 23, 80100 Joensuu
Tampere: Hervannan kampus, Korkeakoulunkatu 7, 33720 Tampere
Turku: Assistentinkatu 5 (Educarium 1 krs.)
20500 Turku
