Kategoria: Uutiset

Elina Rantasella ja Elina Laajavuorella on yhteensä yli 50 vuoden työkokemus Turun yliopistolta eri työtehtävistä. Ei siis ole ihme, että yliopiston työyhteisöstä, työnteon kulttuurista ja työympäristöstä on tullut molemmille varsin tuttu ja turvallinen paikka. Tilanne kuitenkin muuttui marraskuussa 2023, jolloin Turun yliopiston matkapalvelut siirtyivät liikkeen luovutuksessa Certialle. Toukokuussa tullut päätös muutoksesta aiheutti työntekijöissä epävarmuutta, ja lisätietojen tarve oli suuri. Matkapalveluiden tiimi päätti toimia asioiden selvittämiseksi heti.

Aktiivinen tiimi haki tietoa ja antoi vertaistukea

— Meidän tiimissämme on hyvä yhteishenki. Kun tieto ulkoistamispäätöksestä tuli, meille oli luontevaa kokoontua oman tiimin kanssa yhteen. Emme jääneet vellomaan epätietoisuuteen, vaan aloimme itse ottaa aktiivisesti asioista yhdessä selvää, Laajavuori kertoo.

Tiimi kokoontui viikoittain keskenään ilman esihenkilöä, joka oli tietoinen kokoontumisista ja antoi tälle täyden hyväksynnän.

— Tiimin vertaistuki oli tärkeää, koska olimme kaikki samassa tilanteessa ja saimme jakaa siellä ajatuksiamme. Selvitimme yhdessä faktoja mm. ammattiliittoon, työterveysasioihin ja muihin käytännön asioihin liittyen. Haimme myös keskusteluapua Turun yliopiston hyvinvointipalveluista, mikä koettiin tosi hyväksi asiaksi. Kun siirto tapahtui, koimme, että asiat oli käyty perusteellisesti läpi ja olimme henkisesti valmiita uuteen, Rantanen sanoo.

Julkiselta puolelta yksityiselle sektorille

Kummallakaan henkilöllä ei ollut ennakko-odotuksia uudesta työnantajasta, eikä heistä kumpikaan tuntenut certialaisia etukäteen. Kun tiimi pääsi keskustelemaan certialaisten kanssa, heille kävi nopeasti ilmi, että Certialla työntekijöistä pidetään hyvää huolta ja siellä viihdytään erinomaisesti.

— En vaihtaisi enää takaisin vanhaan työhöni, vaikka siinä hyvin viihdyinkin. En olisi uskonut, että sanon näin ja vieläpä näin pian, Laajavuori naurahtaa.

Myös Rantanen on samaa mieltä: ” Meidät on otettu Certialla tosi hyvin vastaan. Olemme tunteneet olomme tervetulleiksi alusta lähtien.”

Hyvää arkea tuttujen töiden parissa

Arki ei ole muuttunut mitenkään valtavasti kummankaan henkilön osalta. Alun tiivistä perehdytysjaksoa lukuun ottamatta molemmat hyödyntävät laajoja etätyömahdollisuuksia ja työskentelevät suurimman osan ajasta etänä, kuten he tekivät aiemminkin.

—Käytännössä hoidamme samoja asioita kuin ennenkin, mutta eri tavalla. Töitä tehdään myös samojen ihmisten kanssa, vain roolit ovat muuttuneet: entiset työkaverit ovat nykyään meidän asiakkaitamme.  Palveluun kuuluvat päivystysvuorot ovat ehkä ainoa täysin uusi tehtävä, mutta päivystysvuorot on hyvin organisoitu ja vuorot vaihtelevat viikoittain, molemmat kertovat.

Uudet työsuhde-edut on otettu ilolla vastaan. Työsuhdepolkupyörä, säännölliset henkilökunnan yhteiset aamiaistapahtumat, E-passi edut ja mm. työkykyvakuutus koetaan kivana bonuksena palkan lisäksi. Myös modernit työvälineet ja niiden nopea hankinta on ollut iloinen yllätys.

—On tärkeää, että näyttöpäätetyöskentelyssä työvälineet ovat kunnossa. Certialla on hoidettu nämä hienosti, pyyntöihin reagoidaan nopeasti ja meitä kuunnellaan, Laajavuori toteaa.

Certian S/4 HANA -projekti saatiin onnistuneesti käyttöönottovaiheeseen lokakuun loppupuolella 2023.
S/4 HANA on SAPin uusi versio, joka otettiin käyttöön, koska vanhan version tuki on päättymässä.  Käyttäjille uusi versio tuo parempaa käytettävyyttä ja järjestelmäkehityksen näkökulmasta uudesta versiosta on hyötyä erityisesti jatkokehittämisen kannalta.

 Iso osa projektista oli loppukäyttäjille ”näkymätöntä” työtä, koska suurin osa työstä tehtiin järjestelmän sisällä. Loppukäyttäjille näkyvimmät muutokset tehtiin palveluportaaliin, joka luotiin kokonaan uudestaan. Projektin aikana luotiin myös uusi myyntilaskutussovellus ja projektien luontiin tarkoitettu sovellus.

—Lähtökohtana uudistustyössä on prosessin oikaiseminen niin, että kirjaukset tehtäisiin lähtökohtaisesti heti oikeaan paikkaan niin, ettei tuplakirjauksia tarvitsisi tehdä tai tietoa tarvitsisi kierrättää eri henkilöiden kautta, kertoo Certian talousjärjestelmien palvelupäällikkö Saija Jänkävaara.

Riskien minimointia ennen käyttöönottoa

Käyttöönottoa edelsi reilun puolentoista vuoden mittainen projekti, jonka aikana järjestelmää rakennettiin systemaattisesti, pala palalta eteenpäin.

—Kun järjestelmäuudistuksia tehdään toimintoihin, joissa liikkuu rahaa, virheitä ei saa tulla. Totta kai meitä jännitti, miten kaikki onnistuu. Kun suunnittelimme siirtymävaihetta, pyrimme minimoimaan kaikki mahdolliset riskitekijät ja siksi pidimme kehittämisen tiukasti rajatun raamin sisällä, Jänkävaara sanoo.

Suunniteltu aikataulu piti hyvin ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön 24.10. Lopputulos käyttöönotosta oli Certian näkökulmasta erinomainen: tuotantokäyttö alkoi sujuvasti ja ongelmitta.

Sujuva käyttäjähallinta säästää aikaa ja parantaa tietoturvaa

S/4 HANA on asiantuntijajärjestelmä, joka tuo käyttäjälleen olennaiset ominaisuudet lähelle ja helposti käytettäväksi. Nykyisessä versiossa käyttäjän ei tarvitse osata alkuperäisen SAPin käyttöä, vaan hän pääsee syöttämään ja hallinnoimaan rajattua osa-aluetta graafisen käyttöliittymän (SAP Fiori) kautta. Käyttöoikeuksien rajaamisen kautta käyttäjälle avautuu SAP:sta juuri niin paljon tai vähän toiminnallisuuksia kuin prosessissa tarvitaan.  

—Käyttäjähallinta voi olla organisaatioille iso kuluerä, jos se sisältää paljon manuaalista työtä. Jokainen manuaalinen vaihe lisää merkittävästi myös tietoturvariskiä. Uudessa versiossa käyttöoikeuksien sisältö on selkeästi hahmotettavissa.

Käyttöönottovaihe ja käyttöoikeuksien jakaminen tehtiin asiakkaalle mahdollisimman vaivattomaksi. Käyttöönotossa nykyiset käyttöoikeudet siirrettiin sellaisenaan suoraan uuteen versioon, jonka jälkeen asiakas pääsi hallinnoimaan niitä. 

Järjestelmäkehittäminen on jatkuvaa reagointia

Järjestelmäkehitystä tehdessä alan asiantuntijatkin oppivat aina jotain uutta. Käyttäjien antama palaute testausvaiheessa on arvokasta tietoa, vaikka se toisikin kehitystyöhön takapakkia.

—Saamamme palaute auttaa meitä parantamaan toimintatapojamme. Säännöllinen viestintä projektin vaiheista on otettu hyvin vastaan ja se on koettu mielekkääksi myös työryhmän näkökulmasta. Pohdimme sitä, miten saisimme osallistettua asiakkaat kehitysprojektiin niin, että he kokisivat sen mielekkääksi ja hyödylliseksi.

Järjestelmien kehitystyössä joudutaan lähes aina tekemisiin laajojen kokonaisuuksien kanssa, joissa pienenkin asian muuttaminen vaatii paljon varmistamista ja testausta.

—Järjestelmäkehittäminen on pitkänsitkeää tekemistä, jossa testausta tehdään koko ajan kehittämistyön varrella. Tämä varmistaa sen, että mahdollisiin ongelmiin ja ”bugeihin” päästään kiinni optimaaliseen aikaan. Ongelmia on huomattavasti helpompi oikaista kehitysvaiheessa, kuin jos ne todettaisiin vasta käyttöönoton jälkeen.

Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy siirtyi Certian omistukseen maaliskuussa 2023. Tapahtumapalvelut fuusioitiin vuodenvaihteessa Certiaan ja markkinoidaan nimellä Aboa Events.

Aboa Events järjestää pääasiassa kansainvälisiä tieteellisiä konferensseja ja niihin liittyvää sosiaalista ohjelmaa, kuten gaalaillallisia ja vapaa-ajan aktiviteetteja. Kokenut tiimi tuottaa vuosittain myös mm. yleisötapahtumia sekä koulutus- ja rekrytointitapahtumia. Lisäksi akateemiset juhlat, kuten tohtoripromootiot, ovat tulleet tutuiksi viime vuosina.

— Ammattimaisesti ja vastuullisesti toteutetut tapahtumat tuovat tieteen ja tutkimuksen ympärille positiivista nostetta ja vahvistavat tiedeyhteisöjen, yliopistojen ja koko alueen brändiä, sanoo Aboa Eventsin johtajana toimiva Gunilla Sjöberg.

Tapahtuma-ala muutoksessa

Viime vuoden suosituin tapahtumaformaatti yleisesti oli fyysiset tapahtumat.

—Tänä vuonna ovat hybridit ja virtuaaliset tapahtumaformaatit jälleen nousussa. Multi-hub-tapahtumat ovat herättäneet kiinnostusta kansainvälisten konferenssien järjestäjissä. Nykyään halutaan, että tapahtumat ovat saavutettavia laajalle yleisölle. Tapahtuman formaatista riippumatta Aboa-tuotantojen lähtökohta on vastuullisuus.

Tapahtuma-ala muuttuu jatkuvasti. Pandemian aikana tapahtumatekniikka kehittyi nopeasti ja tapahtuma-alustat otettiin laajasti käyttöön.Uusin tulokas on tekoäly.

—Tekoäly tekee tuloaan vauhdilla ja sitä hyödynnetään tapahtumatuotannoissa sekä luovissa että hallinnollisissa prosesseissa. Olemme omistajavaihdoksesta saakka panostaneet sekä toiminnan että palveluvalikoiman kehittämiseen. Haluamme tarjota asiakkaille joustavia ja kustannustehokkaita palveluita hyödyntämällä uusinta tekniikkaa joka tuotantovaiheessa.    

Sujuvat järjestelyt kruunaavat mieleenpainuvan ohjelman

Vaikuttavien tapahtumien järjestäminen vaatii monipuolista osaamista. Aboan raikkaat ideat ja pitkä kokemus yhdistettynä järjestäjien oman tieteenalan erikoisosaamiseen takaavat osallistujille vaikuttavan tapahtumakokemuksen. Palautteista käy ilmi, että laadukkaan tieteellisen sisällön lisäksi kävijöille merkittäviksi asioiksi nousevat myös sujuvat järjestelyt.

—Monipuolisen ohjelmasisällön lisäksi on tarjottava mahdollisuuksia interaktiivisuuteen ja verkostoitumiseen. Tapahtumasovellusten avulla tehostetaan osallistujien välistä vuorovaikutusta.  Perinteisten illallisten ja retkien lisäksi tulemme näkemään uusia konsepteja sosiaalisissa ohjelmissa. Moni järjestäjä haluaa tarjota kansainvälisille osallistujille ainutlaatuisen luontokokemuksen.

Onnistuneiden tiedetapahtumien kautta voidaan vaikuttaa paljon mielikuvaan, mikä Suomesta ja suomalaisesta osaamisesta annetaan eri alojen huippuosaajille ja asiantuntijoille.

Certian roolina on tukea kasvutavoitteita

Aboa Eventsin tavoitteena on laajentaa asiakaskuntaa ja järjestää korkealuokkaisia tiedetapahtumia eri puolilla Suomea. Osana Certiaa Aboan palvelut tulevat lähemmäksi nykyisiä Certian asiakkaita.

—Tapahtuminen kulurakenteiden hyvä hallinta on tärkeä osa kilpailukykyistä tapahtumajärjestämistä. Certia tuo mukaan tiedolla johtamisen työvälineitä, jotka auttavat kustannustehokkaiden palveluiden kehittämisessä. Nykyiset asiakkaamme ovat myös Aboan kohderyhmää. Olemme iloisia siitä, että Aboan tapahtumapalveluiden myötä meillä on mahdollisuus tarjota kaikille asiakkaillemme strategisia tavoitteita tukevaa lisäpalvelua. Tapahtumia voidaan nyt toteuttaa pitkäjänteisesti ja vastuullisesti korkeakoulujen ja yliopistojen tarpeisiin erikoistuneen kumppanin kanssa, Certian tj Ulla Laalo toteaa.

Sjöberg on mielissään siitä, että Aboa Eventsin palveluille on kysyntää.

—Onnistuneet tapahtumajärjestelyt toimivat palvelumme parhaimpana markkinointina. Hyvä maine ja luottamus kantaa pitkälle ja tuo uusia asiakkaita. 

Turun yliopisto teki 5.5.2023 päätöksen ostolaskujen käsittelyn ja matkapalveluiden ulkoistamisesta Certia Oy:lle. Tämän myötä Certian palvelukseen siirtyi Turun yliopiston matkapalveluista 1.11.2023 9 henkilöä. Ostoreskontran henkilöstön siirtyminen tapahtuu helmikuussa 2024.

Muutos kannattaa tehdä näkyväksi

Turun yliopiston liikkeen luovutuksen suunnittelu- ja toteutusprosessissa mukana ollut tiimi kehuu vuolaasti toisiaan hyvin käyntiin lähteneen prosessin tiimoilta. Kaikki kolme haastateltavaa, Heidi Niva-Pikkuvirta Turun yliopistolta sekä Helena Ryhänen ja Heli Lindroos Certialta nostavat henkilöiden yhteistyön ja avoimen kommunikaation erittäin tärkeäksi osaksi onnistunutta lopputulosta.

—Lähtökohdat tähän muutokseen olivat hyvät, koska meillä oli jo entuudestaan yhteistä historiaa Certian kanssa. Olemme tehneet yhteistyötä erilaisten prosessien kehittämisessä ja käytössämme on useita Certian järjestelmiä. Muutoksen äärellä on kuitenkin erittäin tärkeää kuunnella eri tahoja herkällä korvalla ja vastata kysymyksiin, jotka aiheuttavat huolta muutoksen keskellä. Muutos kannattaa tehdä näkyväksi, sanoo prosessissa mukana ollut Turun yliopiston talouspäällikkönä toimiva Heidi Niva-Pikkuvirta.

Ulkoistamispäätös synnytti kysymyksiä, joihin vastattiin

Heli Lindroosilla on yli 5 vuoden työkokemus Turun yliopistolta. Hän on yksi niistä henkilöistä, jotka siirtyivät liikkeen luovutuksessa Certian palvelukseen. Lindroos toimii Certian matkapalvelutiimin esihenkilönä.

—Aika, jolloin odotimme päätöstä ulkoistamisesta, tuntui pitkältä. Kun tilanteeseen tuli ratkaisu, se oli helpotus. Meillä oli paljon kysymyksiä uuteen työnantajaan ja omaan työhömme liittyen. Kysymystulvaamme vastattiin hyvin säännöllisen tiedottamisen kautta. Meille pidettiin myös infotilaisuus, jossa pääsimme tapaamaan yhtiön esihenkilöitä. Kokonaisuus alkoi hahmottua meille pala palalta selkeämmäksi.

Helena Ryhänen on Certian matkapalveluiden palvelupäällikkö. Ryhäsen vastuulla oli mm. käydä Lindroosin kanssa läpi palvelun yksityiskohtaisempaa sisältöä ja suunnitella siirtoon liittyvää prosessia.

—Olin mukana prosessissa sen suunnitteluvaiheessa, mutta olin silti hämmästynyt siitä, miten valmis tiimi oli siirtymään Certialle, kun tapasimme heidät ensimmäistä kertaa, Ryhänen kertoo.

—Marraskuussa toteutettu liikkeenluovutus osui juuri tilinpäätöksen kynnykselle, joka on muutenkin ruuhkainen ajankohta töiden kannalta. Siirtoajankohdasta tulikin siirtyvältä henkilöstöltä palautetta. Vaikutukset heijastuivat jonkun verran loppuvuodesta palveluviiveenä myös yliopistossa. Hyvä asia oli se, että perusteelliset läpikäymiset järjestelmien ja palvelutuotannon osalta pohjustivat sen, että isommilta yllätyksiltä vältyttiin, Niva-Pikkuvirta kertoo.

Avainhenkilöiden roolitus, käyttöoikeudet ja rajapinnat

Siirtoa suunnitellessa paljon keskustelua herätti eri järjestelmät ja niiden käyttöönotto, käyttöoikeuksien jakaminen ja rajapintojen luominen. Prosessien omistajuuksia mietittäessä haluttiin varmistaa ja turvata asiakasorganisaation riittävät pääsy- ja käyttöoikeudet järjestelmiin ja tietolähteisiin. Tiettyjä tehtäviä haluttiin rajata selkeyden vuoksi siirtyvien prosessien ulkopuolelle. Ennen kuin suunnittelussa mentiin yksityiskohtiin, vastuiden jako tehtiin selkeäksi.

—Asioiden hoitamisen kannalta oli olennaista määritellä ja kertoa, ketkä henkilöt tulivat olemaan vastuussa muutoksen toteuttamisesta. Avainhenkilöiden roolitus ja roolien sisällön määrittely helpottaa asioiden eteenpäinviemistä ja vähentää epätietoisuudesta aiheutuvia yhteydenottoja, Niva-Pikkuvirta toteaa.

Elämä uuden työnantajan leivissä

Varsinainen työ certialaisena alkaa käytännössä siitä hetkestä, kun henkilöt siirtyvät asiakasorganisaatiosta virallisesti Certian työntekijöiksi. Jotta uusi työnantaja voi ansaita luottamuksen uusien työntekijöiden silmissä, se vaatii yritykseltä itseltään sitoutumista henkilöstön hyvään jatkoperehdytykseen ja työssä viihtymiseen.

—Meidän tehtävänämme on nyt varmistaa, että hyvin sujunut siirtymisvaihe saa jatkoa niin että he saavat tarvittavan tuen perehdytykseen. On myös tärkeää, että eri puolilla Suomea työskentelevät certialaiset voivat kokea yhteenkuuluvuuden tunnetta, Ryhänen toteaa.

Niva-Pikkuvirta nostaa esille viestinnän merkityksen myös asiakasorganisaatiossa, josta henkilöstöä siirtyy pois:

—Muutoksesta ja uusista yhteyskanavista on tärkeää viestiä sisäisille asiakkaille myös liikkeen luovutuksen jälkeen. Olemme tehneet omaan organisaatioomme viestintäsuunnitelman, jossa muutoksesta tiedotetaan asiakasorganisaation näkökulmasta.

—Elämme nyt uutta arkea certialaisina. Kipukohtiakin on toki ollut, mutta olemme päässeet hienosti eteenpäin. Tunnelma tiimissämme on hyvä samoin kuin näkymämme tulevaisuudesta, Lindroos toteaa.  

Talent Forum Vaasa on kaikkien vaasalaisten korkeakoulujen yhdessä järjestämä rekrytointi- ja uratapahtuma vaasalaisille korkeakouluopiskelijoille, joka järjestettiin Vaasan Kaupungintalolla 16.1.2024.

Tapahtuma on toteutettu yhdessä kaikkien viiden vaasalaisen korkeakoulun yhteistyönä. Järjestäjinä ovat Vaasan yliopisto, Åbo Akademi, Hanken Svenska Handelshögskolan, Vaasan ammattikorkeakoulu sekä Yrkeshögskolan Novia. Kumppaneina tapahtumassa ovat myös Vaasanseudun Kehitys Oy VASEK ja Pohjanmaan Expo.

Certia osallistui ensimmäistä kertaa rekrytointitapahtumaan, jossa he esittelivät palveluitaan ja työtehtäviään.

—Oli todella mielenkiintoista olla mukana tässä tapahtumassa. Paikalla oli paljon näytteilleasettajia ja kävijöitä. Osastollamme kävi paljon eri henkilöitä kysymässä lisää toiminnastamme. Tapahtumassa huomasi, miten paljon kansainvälisiä opiskelijoita Vaasassa on. Kävimme paljon keskusteluita myös englanniksi, kertoo messuilla mukana ollut Maarit Iivonen Certialta.

Certia järjesti tapahtumassa myös arvonnan, johon pääsi osallistumaan QR-koodia klikkaamalla. Arvonta suoritettiin seuraavana päivänä ja voittaja on saanut tiedon.

— Nyt meillä on hyvää kokemusta tämän tyyppisestä tapahtumasta, ja meille tuli paljon uusia ideoita mahdollisia tulevia rekrytointimessuja silmällä pitäen.  

Seuraava Talent Forum Vaasa järjestetään vuoden kuluttua tammikuussa 2025.

Certian henkilökunta osallistuu tänäkin jouluna yhteiseen hyväntekeväisyystempaukseen, jossa kerätään rahaa Mieli Ry:n ja Sylva Ry:n toimintaa varten. Henkilökunnan keräämään rahapotin lisäksi myös Certia Oy osallistuu lahjoituksen tekemiseen.  

—Toisista välittäminen on yksi tärkeistä arvoistamme, ja toivomme, että jokainen voi kokea tulevansa kuulluksi ja ymmärretyksi elämässään haastavinakin aikoina. Lahjoituskohteena MIELI ry oli tästä syystä luonteva taho, koska se tekee näkyvää työtä mielenterveyteen liittyvien haasteiden ratkaisemiseksi ja puolustaa kaikkien oikeutta hyvään mielenterveyteen. Toisen puolen lahjoitussummastamme saa Sylva ry., joka tekee tärkeää työtä syöpään sairastuneiden lasten ja heidän perheidensä hyväksi. Yliopistoissamme tehdään uraauurtavaa työtä syöpätutkimuksen eteen, joka luo sairastuneille toivoa tulevaisuuteen, kertoo Certian tj Ulla Laalo.  

Lahjoituksen myötä toivotamme juuri sinulle rauhallista joulunaikaa ja iloa uudelle vuodelle 2024! 

Pidetään huolta toisistamme ❤️